Ja ikdienā strādājat ar dokumentiem mākonī, jūs zināsiet, ka tikai viens neveiksmīgs klikšķis, kura dēļ tiek zaudētas svarīgas izmaiņas vai pārrakstīt failu, kas jau bija perfekts. Par laimi, Google dokumenti un Google disks ietver ļoti jaudīgu versiju kontroles sistēmu, kas ļauj atgriezties pagātnē, redzēt, kas ko un kad ir darījis, un visu kontrolēt, nesaglabājot tūkstoš "final_draft_definitive" kopiju.
Šajā rakstā jūs soli pa solim redzēsiet, kā tas darbojas Versiju kontrole pakalpojumos Google dokumenti un Google disksKāda ir atšķirība starp vispārīgajām darbībām pakalpojumā Disks un dokumenta versiju vēsturi? Kā pārvaldīt Word failu versijasPDF vai citos formātos, un kādu labāko praksi vajadzētu piemērot, lai izvairītos no pārsteigumiem, strādājot vienatnē vai komandā.
Kas īsti ir versiju kontrole pakalpojumos Google dokumenti un Google disks?
Runājot par versiju kontroli Google ekosistēmā, mēs patiesībā domājam divas lietas, kas viena otru papildina, bet nav vienādas: Aktivitātes Google diskā (failu un mapju līmenī) un Versiju vēsture pakalpojumos Dokumenti, Izklājlapas, Prezentācijas un Videoklipi saglabāts Diskā.
No vienas puses, Diska aktivitātes parāda jums visas darbības, kas veiktas ar jūsu failiem: kas tos ir rediģējis, kas tos ir pārvietojis uz citu mapi, kas tos ir kopīgojis, vai nosaukums ir mainīts vai konkrētā mapē ir augšupielādēts jauns fails.
No otras puses, dokumentu, izklājlapu, prezentāciju (un arī Diskā saglabāto videoklipu) versiju vēsture ļauj jums atvērt vecākas satura versijas, skatiet izmaiņas, kas iezīmētas ar krāsu atbilstoši lietotājam, un atjaunojiet iepriekšējo versiju, ja nepieciešams atsaukt nesen veiktās izmaiņas.
Ir svarīgi paturēt prātā, ka vietējo Google dokumentu versiju vēsture (Dokumenti, Izklājlapas, Prezentācijas) nav tas pats, kas Versiju pārvaldība pakalpojumā Office un OneDrive Failiem, piemēram, PDF failiem, attēliem vai Word dokumentiem, kas augšupielādēti bez konvertēšanas, Disks saglabā visa faila versijas, bet nerāda izmaiņas pa rindiņām, kā tas ir pakalpojumā Dokumenti.
Aktivitātes pakalpojumā Google disks: skatiet, kas notiek ar jūsu failiem
Google diska aktivitāšu skats ir ideāli piemērots lai sekotu līdzi failu un mapju kustībaiit īpaši, ja koplietojat resursus ar citiem komandas biedriem vai klientiem.
Šajā aktivitātē jūs redzēsiet, cita starpā, Šāda veida izmaiņas kas tiek automātiski ierakstīti pakalpojumā Disks un parādīti labajā sānjoslā:
- Izdevumi un komentāri fakti failā.
- Pārdēvēt jūsu diskā saglabātos failus vai mapes.
- Pārvietošana, dzēšana vai atjaunošana no failiem un mapēm.
- Jaunu failu vai mapju augšupielāde diska atrašanās vietā.
- Vienumu koplietošanas vai koplietošanas pārtraukšanas darbības ar citiem cilvēkiem.
Lai piekļūtu šai informācijai no datora, vienkārši dodieties uz drive.google.com, ievadiet savu mērvienību un atveriet informācijas paneli:
- Piekļuve drive.google.com no pārlūkprogrammas.
- Kreisajā pusē ievadiet Mana vienība.
- Augšējā labajā stūrī pieskarieties ikonai informācija lai izvērstu sānu paneli.
- Šajā panelī redzēsiet divas cilnes: Sīkāka informācija y Aktivitāte.
Ja vēlaties pārskatīt jaunākās izmaiņas jūsu DiskāVienkārši atlasiet cilni “Aktivitāte” un ritiniet sarakstu uz leju. Ja vēlaties koncentrēties uz konkrētu failu vai mapi, noklikšķiniet uz šī vienuma, un jūs redzēsiet jūsu nopludinātā akciju vēsture labajā rūtī.
Šī funkcija ir īpaši noderīga, strādājot komandā, jo tā palīdz ātri noteikt, kas ko ir izdarījis un kurā brīdī, kā arī atcerēties, kad pats veicāt noteiktu darbību, ja tā nav īpaši svaiga atmiņā.
Versiju vēsture dokumentos, izklājlapās, prezentācijās un videoklipos
Lai gan aktivitāte sniedz jums globālu perspektīvu, versiju vēsture Google failos Tas koncentrējas uz konkrētām satura izmaiņām: tekstu, šūnām, slaidiem vai pat rediģējumiem, kas tiek piemēroti Diskā saglabātajiem videoklipiem.
Google dokumentos, izklājlapās un prezentācijās visi melnraksti tiek saglabāti vienā failā, tāpēc nav nepieciešams dublēt dokumentus, lai saglabātu iepriekšējās versijas. Tas ļauj jums... izsekot dokumenta attīstībaiApskatiet, kurš veica katru izmaiņu, un, ja nožēlojat, atgriezieties pie vecākas versijas bez jebkādām problēmām.
Lai skatītu iepriekšējo versiju pakalpojumā Dokumenti, Izklājlapas vai Prezentācijas no Diska vai pašām tīmekļa lietojumprogrammām, process ir ļoti vienkāršs un vienmēr ir nepieciešama lietotāja loma. īpašnieks vai atļauja Jūs varat rediģēt par dokumentu:
- Atveriet failu (dokumentu, izklājlapu, prezentāciju vai video) no Diska.
- Augšējā izvēlnē ievadiet Fails > Versiju vēsture > Skatīt versiju vēsturi.
- Labajā panelī tiks parādīts versiju saraksts, kas sakārtots pēc datuma un laika, ar to cilvēku vārdi, kuri ir rediģējuši katrā.
- Noklikšķinot uz laika zīmoga, dokuments tiks parādīts tādā stāvoklī, kādā tas bija tajā laikā, ar izmaiņām, kas iezīmētas dažādās krāsās atkarībā no lietotāja.
- Ja vēlaties saglabāt šo versiju kā faila pašreizējo stāvokli, noklikšķiniet uz Atjaunot šo versiju.
Augšpusē bieži redzēsiet norādi "Pēdējā izmaiņa"Ja novietosiet peli virs tā, sistēma ātri parādīs Kas veica pēdējo labojumu un kadJa uz šīs ikonas parādās mazs zils punkts, tas nozīmē, ka kopš pēdējās faila atvēršanas ir veiktas jaunas izmaiņas.
Turklāt no pašas versiju vēstures varat izmantot opciju, lai nosaukt versijuTas ir ļoti praktiski, lai atzīmētu tādus atskaites punktus kā "klienta apstiprināta versija" vai "galīgā piegāde", un pēc tam pārskatītu vēsturi, neapgrūtinot sevi ar datumiem.
Kā redzēt, kurš ir modificējis konkrētu šūnu pakalpojumā Sheets
Google izklājlapām ir ļoti noderīga papildu funkcija sadarbībai: varat skatīt noteiktas šūnas izmaiņu vēsturebez nepieciešamības pārskatīt visu dokumentu.
Lai to izmantotu, atveriet lapu sheet.google.com Datorā veiciet tālāk norādītās darbības.
- Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz šūnas, kuru vēlaties izpētīt.
- Atlasiet opciju Rādīt izmaiņu vēsturi.
Atvērsies neliels panelis, kurā varēsiet redzēt kādas vērtības ir bijušas šai šūnaikas tos ieviesa un kad. Tomēr paturiet prātā, ka ne visas izmaiņas parādās Šajā vēsturē: piemēram, pievienotās vai dzēstās rindas vai kolonnas, šūnu formatējuma izmaiņas vai formulu izraisītās izmaiņas tur netiek uzskaitītas.
Pat ar šiem ierobežojumiem šī funkcija ir ideāli piemērota noteikšanai Kad formula ir salauzta? vai kurš ir mainījis galveno summu koplietojamā pārskatā.
Failu, kas nav Google faili (PDF, Word, attēli utt.), versiju pārvaldība
Google disks nodrošina arī versiju kontroli faili, kas nav Google dzimtā versija, piemēram, PDF failus, Word dokumentus, PowerPoint prezentācijas, attēlus vai citus formātus, kurus vienkārši augšupielādējat savā diskā.
Šādos gadījumos Disks nerāda detalizētas izmaiņas dokumentā, bet tās saglabā. vairākas pilnas faila versijasTādā veidā jūs varat aizstāt vecu PDF failu ar jaunu, nezaudējot vēsturi un neko nedzēšot un atkārtoti neaugšupielādējot.
līdz pārvaldīt šīs versijas no Diska tīmekļa vietnes:
- Ievadiet drive.google.com un atrodiet failu, kura formāts nav Google formāts.
- Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz faila un atlasiet Pārvaldīt versijas.
- Atvērtajā logā redzēsiet pieejamo versiju sarakstu ar to datumiem.
- No turienes jūs varat Augšupielādēt jaunu versiju no datora, lai aizstātu pašreizējo.
- Kad augšupielāde ir pabeigta, vienkārši nospiediet pogu aizvērt.
Ja jums ir jāstrādā no datora, izmantojot lietotni Disks datoram, varat izmantot arī versiju kontroles priekšrocības un papildināt to ar automātiskas dublējumkopijas.
- Instalējiet un konfigurējiet Disks datoriem ja jums tā vēl nav.
- Atrodiet savā datorā failu, kas nav no Google.
- Izmantojiet sinhronizēto Diska mapi datoriem, lai pārvietot vai kopēt failu uz vēlamo Diska mapi.
- Katru reizi, kad pārrakstīsiet šo failu, tie tiks saglabāti. gan jaunā versija, gan iepriekšējās Diska vēsturē.
līdz atgūt vecākas versijas no šiem failiem:
- Noklikšķiniet uz faila Diskā un dodieties uz izvēlni. Vairāk > Pārvaldīt versijas.
- Blakus versijai, kuru vēlaties paturēt, noklikšķiniet uz Vairāk > Lejupielādēt lai to lejupielādētu savā datorā.
- Ja vēlaties, lai vecāka versija atkal kļūtu par pašreizējo versiju pakalpojumā Disks, varat to izdarīt augšupielādējiet to vēlreiz no tā paša loga, izmantojot opciju Augšupielādēt jaunu versiju.
Svarīgi: Pat ja augšupielādējat jaunu faila versiju, kas pieder kādam citam, Sākotnējais īpašnieks paliks tas patsJūs šim failam pievienosiet tikai vēl vienu iterāciju.
Saglabājiet versijas mūžīgi, vēstures tīrīšana un ierobežojumi
Lai novērstu vēstures nekontrolējamu pieaugumu, Google piemēro iekšējās politikas, saskaņā ar kurām apvieno vai konsolidē vecās versijas faila. Tas var nozīmēt, ka dažos gadījumos jūs neredzat katru mazo modifikāciju kā atsevišķu versiju.
Lielākā daļa jūsu failu tiek glabāti pakalpojumos Google dokumenti, Izklājlapas un Prezentācijas. jaunākās un atbilstošākās versijas no vecākajiem dokumentiem, ja vien neesat skaidri atzīmējis versiju saglabāšanai.
Ja vēlaties nodrošināt, lai laika gaitā netiktu zaudēta konkrēta faila versija, varat izmantot šo opciju Saglabāt uz visiem laikiem vai arī piešķiriet tam unikālu nosaukumu versiju vēsturē. Tādā veidā Google to neapvienos ar citiem, un tas vienmēr būs pieejams.
Ja krātuves vieta ir problēma, varat arī saglabāt failus, kas nav Google faili. noņemt iepriekšējās versijas Manuāli: vienkārši dodieties uz sadaļu Pārvaldīt versijas, noklikšķiniet uz Vairāk blakus versijai, kas jums vairs nav nepieciešama, un izvēlieties LikvidētTas atbrīvo vietu, neietekmējot pašreizējo versiju.
Paturiet prātā vēl vienu būtisku ierobežojumu: ja jums ir atļauja tikai lasījums Ja jums ir faila rediģēšanas privilēģijas, jūs nevarēsiet piekļūt tā versiju vēsturei. Lai skatītu šo informāciju, jums ir nepieciešamas rediģēšanas privilēģijas vai jābūt faila īpašniekam.
Kad un kāpēc ir vērts izmantot versiju kontroli?
Versiju kontrole pakalpojumos Google disks un Dokumenti nav paredzēta tikai kļūdu labošanai; pareizi izmantota tā kļūst par komandas darba un izsekojamības rīks ļoti spēcīgs.
Dažas situācijas, kurās tas pagriežas praktiski neaizstājama skaņa:
- Juridiskie dokumenti vai līgumi kas tiek vairākkārt pārskatīti un ir jāsaglabā audita vai atbilstības nolūkos.
- Sadarbības projekti, kuros Vairāki cilvēki rediģē vienlaikus ziņojumi, budžeti, prezentācijas vai biznesa priekšlikumi.
- Radoši vai mārketinga darbi, kuros ieteicams saglabāt klientu apstiprināto versiju vēsture un atmestās versijas.
- Izglītības vides, kurās skolotāji un skolēni var sekot līdzi darba attīstībai un pārskatīt iepriekšējos ieguldījumus.
Turklāt Google Docs pieeja ar automātisku saglabāšanu un izmaiņām reāllaikā padara vēsturi par granulāra dublēšanaJums nav jāveido manuālas kopijas, jo sistēma jau saglabā starpposma darbības jūsu vietā.
Viena priekšā tradicionālā dublēšana (kas parasti ir sistēmas momentuzņēmums noteiktā brīdī), versiju kontrole reaģē uz visām izmaiņām ko veicat ar failu, ļaujot atgriezties ļoti noteiktos stāvokļos, neatjaunojot veselas mapes vai diskus.
Labākā prakse darbam ar versijām pakalpojumā Google dokumenti un Disks
Lai maksimāli izmantotu visas šīs funkcijas, ieteicams izmantot virkni labas organizatoriskās un uzturēšanas praksesit īpaši, ja vienā struktūrvienībā strādā daudzi cilvēki.
Ļoti noderīgs ieteikums ir tāds, ka, pabeidzot svarīgu dokumenta posmu (piemēram, priekšlikumu, kas jau ir pārskatīts iekšēji), jūs pievienojat versijas identificējošais nosaukums Vēsturē: kaut kas līdzīgs “Iekšējā pārskatīšana apstiprināta” vai “Nosūtīts klientam 1”. Tādā veidā jums nebūs jāmin, kas slēpjas aiz nejauši izvēlēta datuma un laika.
Ir arī interesanti definēt noteiktus versiju tīrīšanas politikas Lielos vai bieži mainīgos failos (piemēram, ļoti lielos datu pārskatos vai dokumentos, kas tiek atjaunināti katru dienu) varat saglabāt tikai galvenās versijas un dzēst vecākas starpposma versijas, lai ietaupītu vietu.
Lielās komandās gandrīz obligāti ir jāvelta tam zināms laiks. pamata apmācība versiju kontrolē: paskaidrojiet, kā piekļūt vēsturei, kā atjaunot versijas, ko nozīmē katra krāsa, kā skatīt izmaiņas pa lietotājiem un kā izmantot Diska darbību paneli, lai noskaidrotu, kurš ir pieskāries kam.
Visbeidzot, ja vienā un tajā pašā failā atklājat konfliktus vai savstarpējas rediģēšanas gadījumus, ieteicams vienoties vienkārši lietošanas protokoliPiemēram, izmantojot komentārus lielu izmaiņu koordinēšanai vai rezervējot konkrētus laika intervālus svarīgiem labojumiem, tādējādi samazinot kolēģu darba dublēšanās iespējamību.
Šo versiju kontroles un darbību rīku apgūšana pakalpojumos Google dokumenti un Google disks ļauj jums strādāt ar daudz lielāku sirdsmieru, jo jums vienmēr ir iespēja atgriezties pie iepriekšējā punkta, pārskatīt, kurš veica katru izmaiņu, un sakārtot vēsturi.Neatkarīgi no tā, vai pārvaldāt sensitīvus dokumentus vai vienkārši vēlaties izvairīties no darba stundu zaudēšanas neuzmanības dēļ, šo funkciju lietderīga izmantošana pārvērš Disku par vairāk nekā tikai vienkāršu mākoņfailu krātuvi.
