Kad ikdienā strādājat ar dokumentiem Office, OneDrive un SharePointIr pilnīgi normāli, ka kādu dienu nejauši kaut ko izdzēsīsiet, pārrakstīsiet labu versiju vai arī jums būs jāpierāda, kas ko un kad mainīja. Tieši šeit noder versiju kontrole: sava veida "drošības tīkls", kas saglabā failu vēsturi un ļauj atsaukt izmaiņas, ja pieļaujat kļūmi.
Šajā rokasgrāmatā mēs detalizēti aplūkosim, kā tas darbojas Versiju kontrole pakalpojumā Office, OneDrive un SharePointKādas ir atšķirības starp galvenajām un mazāk svarīgajām versijām, kas ir reģistra versiju pārvaldība, kā atjaunot veselus failus un bibliotēkas, un kāda labākā prakse būtu jāpiemēro uzņēmumos, lai izpildītu juridiskās prasības un izvairītos no pārsteigumiem.
Kas īsti ir versiju kontrole pakalpojumā Office, OneDrive un SharePoint?
Failu versiju kontrole ir sistēma, kas Tas saglabā vairākas viena un tā paša dokumenta versijas. Veicot izmaiņas, iepriekšējās kopijas pārrakstīšanas vietā katru reizi, kad saglabājat (vai sistēma saglabā automātiski), tiek ģenerēta jauna versija ar datumu, autoru un citiem metadatiem.
Šī pieeja ļauj jums konsultējieties, salīdziniet un atjaunojiet Iepriekšējās faila versijas tiek saglabātas bez nepieciešamības manuāli veidot kopijas, piemēram, “final_report_final_final2.docx”. Turklāt tiek izveidots sava veida audita žurnāls, kurā parādīts, kas veica kādas izmaiņas un kad, kas ir ļoti svarīgi atbilstība normatīvajiem aktiem un iekšējā kontrole.
Atšķirībā no klasiskās dublēšanas, kas ik pa laikam uzņem sistēmas "momentuzņēmumus", versiju kontrole Tas aktivizējas, kad maināt failuTas ir detalizēts (atsevišķu failu līmenī), integrēts pakalpojumā OneDrive/SharePoint un parasti ir pieejams tieši no dokumenta kontekstizvēlnes.
Īpašs gadījums: ierakstu versiju kontrole pakalpojumā SharePoint un OneDrive
Korporatīvajā vidē ir svarīgi ne tikai atgūt failu, bet arī spēt to izdarīt. atzīmēt noteiktas versijas kā nemaināmus ierakstusjuridisku, atbilstības vai audita apsvērumu dēļ. SharePoint Online un OneDrive ir īpašs modelis ar nosaukumu ierakstu versiju kontrole kas sniedzas soli tālāk par vienkāršu vēsturi.
Šī sistēma ir balstīta uz izmantošanu saglabāšanas etiķetes kas atzīmē dokumentu kā ierakstu. Pielietojot šādu tagu, parādās papildu īpašība ar nosaukumu “Ieraksta statuss”, kas var būt Atslēgts o Atslēgts, saskaņā ar etiķetes konfigurāciju.
Kamēr ieraksts ir bloķēts, atzīmētā versija paliek spēkā. aizsargāts pret modifikācijāmPēc atbloķēšanas dokuments atkal kļūst rediģējams, taču saglabāšanas nolūkos tas joprojām tiek uzskatīts par ierakstu. Šī bloķēšanas/atbloķēšanas sistēma ļauj turpināt sadarbību ar dokumentiem, kuriem jau ir bijušas "oficiālas" versijas, nezaudējot katra atskaites punkta izsekošanu.
Kas tiek panākts ar ierakstu versiju kontroli?
Pareizi lietojot saglabāšanas etiķetes, kas apzīmē ierakstus, SharePoint un OneDrive nodrošina vairākas ļoti jaudīgas lietas no [skatīšanas/u.c. perspektīvas] informācijas pārvaldība:
- Rediģēt un saglabāt kā ierakstus tikai atbilstošās versijas.Jauna versija tiek "aizzīmogota" kā ieraksts tikai tad, kad Reģistrācijas statuss Tas ir bloķēts. Ja darba laikā to turat atbloķētu un bloķējat tikai tad, kad versija ir galīgā, jūs samazināsiet uzskaitei saglabāto kopiju skaitu un izvairīsieties no saglabāt neatbilstošas versijas.
- Automātiski saglabāt žurnālu versijas apturēšanas bibliotēkā saglabāšanaiVisām SharePoint un OneDrive vietnēm ir iekšēja bibliotēka, ko bieži sauc par "Saglabāšanas glabāšanas bibliotēku". Šajā bibliotēkā tiek izveidota mape "Žurnāli", kurā tiek glabāti žurnāli. reģistra versijas kā atsevišķus failusKatrs fails tiek nosaukts, izmantojot šādu modeli.
- Saglabājiet pastāvīgu dokumentu ar visu savu vēsturiLai gan žurnālu versijas tiek kopētas uz piekares bibliotēku, galvenais dokuments saglabā savu pilnīga versiju vēsture Piekļūstams no izvēlnes “Versiju vēsture”. Tur var redzēt, kuras versijas ir ieraksti (vārds “Ieraksts” parasti parādās komentāros), un atvērt tos, kad tie ir nepieciešami.
Turklāt, ja saglabāšanas etiķete ir iestatīta uz izslēgšanas pārskatīšana saglabāšanas perioda beigāsKatra ieraksta versija tiek novērtēta neatkarīgi, kas ir ļoti svarīgi, lai nodrošinātu atbilstību stingrajām dokumentu saglabāšanas politikām.
Ieraksta bloķēšana un atbloķēšana: kas notiek zem tā
Jebkurš lietotājs ar līdzdalības atļaujām (vai līdzīgu līmeni) bibliotēkā var, ja politika to atļauj, mainīt ieraksta statusu No Bloķēta uz Atbloķētu un otrādi no dokumenta informācijas paneļa, kur var tikt parādīta arī slēdzenes ikona, kas norāda, ka dokuments ir bloķēts.
Kad lietotājs atbloķē ierakstuFonā tiek veikta virkne automātisku darbību:
- Ja vietnei vēl nav tādas piekares bibliotēka konservācijaiTas tiek izveidots automātiski.
- Ja šajā bibliotēkā tādas vēl nav Mape "Ieraksti"Tas arī tiek ģenerēts.
- Tiek veikta operācija "Kopēt uz" Tādējādi jaunākā dokumenta versija tiek nosūtīta uz žurnālu mapi. Tiek nosūtīta tikai jaunākā versija konkrētajā brīdī, nevis visas iepriekšējās versijas.
- Kopija, kas ir ievietota ierakstu mapē Tas tiek pievienots oriģinālā dokumenta versiju vēsturei. un šīs versijas komentāru laukā parādās teksts “Ierakstīt”.
- Oriģinālais dokuments kļūst par jauna rediģējama versija (bet ne dzēšams) un kolonnā “Vienība ir ieraksts” joprojām ir atzīme “Jā”, kas norāda, ka tā joprojām ir ieraksts, pat ja to var modificēt.
Kad vēlāk lietotājs bloķēt reģistrāciju vēlreizDokuments paliek iesaldēts šajā versijā: to vairs nevar rediģēt, kamēr tas ir bloķēts. Tieši atbloķēšana, nevis bloķēšana, aktivizē žurnāla versijas izveidi apturēšanas bibliotēkā.
Lai kontrolētu visu šo procesu audita nolūkos, Bloķēšanas un atbloķēšanas darbības tiek reģistrētas audita žurnālā. no Microsoft 365. Audita meklējumos sadaļā “Failu un lapu aktivitātes” varat filtrēt notikumus, piemēram, “Žurnāla statuss mainīts uz bloķēts” vai “Žurnāla statuss mainīts uz atbloķēts”, ļaujot jums zināt, kas ko un kad ir pieskāries.
Primārās un sekundārās versijas pakalpojumā SharePoint un OneDrive
Papildus žurnāliem SharePoint un OneDrive ir versiju pārvaldības sistēma. galvenais (lielais) un sekundārais (mazākais), ļoti noderīgi kopīgu dokumentu parastā dzīves cikla pārvaldībai.
the galvenās versijas Tie iezīmē atskaites punktus: piemēram, brīdi, kad fails tiek iesniegts pārskatīšanai vai publicēts plašai auditorijai. Tie ir numurēti kā veseli skaitļi (5.0, 6.0 utt.). sekundārās versijas Tie tiek izmantoti nepabeigtiem darbiem, melnrakstiem, kas vēl nav gatavi, lai tos varētu redzēt visa organizācija, un ir numurēti ar zīmes aiz komata (5.1, 5.2…).
Daudzi uzņēmumi konfigurē melnrakstu drošību tā, lai tikai faila īpašnieks un personas ar apstiprināšanas atļaujām varētu redzēt mazāk svarīgas versijas, tādējādi melnraksti tiek paslēpti, līdz tiek publicēta galvenā versija. Tas neļauj neatļautiem lietotājiem tos skatīt. nenobrieduši dokumenti.
Atbalsta tikai SharePoint sarakstus galvenās versijasJa saraksta elementiem ir nepieciešams apstiprinājums, tie var būt statusā “Gaida apstiprinājumu” un numurēti decimāldaļās kā melnraksti, bet iekšēji tie joprojām tiek uzskatīti par galvenajām versijām pēc apstiprināšanas.
Ierobežojumi un darbība, sasniedzot versiju ierobežojumu
SharePoint ir maksimālais skaits sekundārās versijas katrai galvenajai versijai, kas pēc noklusējuma ir 511 (lai gan to var pielāgot). Galveno versiju skaitu var konfigurēt arī, izmantojot bibliotēkas versiju kontroles opcijas.
Ja strādājat ar tiešsaistes lietojumprogrammām vai jaunāko Office datora versiju un mēģināt saglabāt jauna sekundārā versija, kas pārsniedz maksimāloJaunākā esošā mazāk izplatītā versija tiks pārrakstīta. Ja izmantojat vecākus klientus, tas var jūs tieši ietekmēt. Jūs nevarat saglabāt vai ielādēt izmaiņas līdz tiek izlaista jauna galvenā versija.
Lai izvairītos no šīs uzvedības, ieteicams, kad apakšējais skaitlis tuvojas robežai, publicēt galveno versiju (piemēram, pārejot no 5.xa uz 6.0). Pēc tam mazāko versiju skaitītājs tiek atiestatīts, un jūs varat atjaunot versiju līdz maksimālajai, kas konfigurēta jaunajai atzarai.
Versiju vēsture: skatīt, salīdzināt un atjaunot
Gan pakalpojumā OneDrive, gan SharePoint visiem dokumentiem ir Versiju vēsturei var piekļūt no izvēlnes “Fails”vai nu izmantojot tīmekļa saskarni, no Windows failu pārlūka (izmantojot sinhronizācijas klientu), vai tieši Office lietojumprogrammās.
Šī vēsture ir būtiska daļa no Microsoft 365 integrētā datu aizsardzībaTas ir tāpēc, ka tas kalpo ne tikai nejaušu izmaiņu atcelšanai, bet arī drošības incidentu, piemēram, izspiedējvīrusa vai ļaunprātīgas manipulācijas, novēršanai.
No versiju vēstures lietotāji var:
- Skatīt iepriekšējās versijas, nepārrakstot pašreizējo.Programmā Word, Excel, PowerPoint vai citā lietojumprogrammā tiek atvērta tikai lasāma kopija, kas ļauj pārbaudīt tās saturu pirms atjaunošanas.
- Salīdzināt versijasOffice dokumentos varat izmantot salīdzināšanas skatījumi lai redzētu, kas ir mainījies starp divām versijām, tādējādi atvieglojot redakcionālo izmaiņu vai skaitļu izsekošanu izklājlapās.
- Atjaunot iepriekšējo versijuJa jaunā versija neizdodas, fails tiek bojāts vai jums vienkārši "labāk patika iepriekšējā versija", varat atjaunot šo versiju kā jauno, pašreizējo versiju. Sistēma neizdzēš iepriekšējo versiju: atjaunotā versija kļūst par jaunāko, bet vecā versija paliek kā iepriekšējā versija.
- Izsekojiet failu vēsturiJebkurā laikā varat redzēt, kas ir modificējis katru versiju, kad to izdarīja, un dažos gadījumos arī saistītos komentārus.
Kā atjaunot iepriekšējās failu versijas pakalpojumā OneDrive (tīmekļa, datora un Office Online versijā)
Kad nepieciešams atgriezties pie konkrēta faila iepriekšējās versijas, OneDrive piedāvā vairākas iespējas atkarībā no tā, vai izmantojat pārlūkprogrammu, datora klientu vai Word/Excel/PowerPoint.
Versiju atjaunošana no OneDrive tīmekļa vietnes
Tīmekļa saskarnē process ir diezgan vienkāršs: jūs piesakāties ar savu Microsoft 365 kontu, atverat "Mani faili", jūs meklējat attiecīgo dokumentu (piemēram, dokuments1.docx) un ar labo pogu jūs izvēlaties "Versiju vēsture"Ir svarīgi, lai administratoram būtu versiju kontrole ir iespējota bibliotēkā; pretējā gadījumā vēsturi neredzēsiet.
Atveras logs ar visām pieejamajām faila versijām, modifikācijas datums, lietotājs un izmērsNo turienes:
- Tu atvērt konkrētu versiju lai to pārskatītu.
- Vai arī ar peles labo pogu noklikšķiniet uz vēlamās versijas un atlasiet "Atjaunot".
Atjaunojot, piemēram, versiju 4.0, tā kļūst par jauno pašreizējo versiju (piemēram, 6.0), bet nezaudējot oriģinālo versijuVēsture ir vienkārši pārkārtota. Tas saglabā pilnīgu izsekojamību.
Versiju atjaunošana no OneDrive darbvirsmas klienta operētājsistēmā Windows
Ja operētājsistēmā Windows ir instalēts OneDrive darbvirsmas klients, varat veikt līdzīgu darbību tieši no File Explorer, neizmantojot pārlūkprogrammu.
Vienkārši dodieties uz sinhronizēto OneDrive mapi, atrodiet failu, ar peles labo pogu noklikšķiniet un atlasiet vēlreiz. "Versiju vēsture"Atveras tā pati versiju vadības panelis kā tīmeklī, un jūs varat atjaunot vienu no versijām.
Tomēr no šejienes tas nav iespējams. atjaunot vairākas vairāku failu versijas vienlaikusAtjaunošana tiek veikta atsevišķi katram failam. Liela mēroga scenārijiem var būt ērtāk izmantot funkciju “Atjaunot savu OneDrive”, ko mēs drīzumā apskatīsim.
Atjaunot versijas no Word, Excel vai PowerPoint Online
Ja atverat Office dokumentu, kas saglabāts pakalpojumā OneDrive, no Word Online, Excel Online vai PowerPoint Online, varat piekļūt tā vēsturei, neizejot no lietojumprogrammas. Vienkārši dodieties uz Fails > Informācija > Versiju vēsture.
Dažādās versijas tiks parādītas sānu panelī; izvēloties vienu, varēsiet redzēt izmaiņas iezīmēts pašā dokumentā un izlemiet, vai vēlaties “Saglabāt kopiju” o "Atjaunot"Pogas “Atjaunot” netiks rādītas jaunākajai versijai, jo tā jau ir pašreizējā versija.
Atjaunot visu OneDrive saturu iepriekšējā stāvoklī
Nopietnākos gadījumos (izspiedējvīrusi, masveida dzēšana, automātiskās sinhronizācijas kļūdas utt.) var būt nepieciešams apstrādāt vairāk nekā tikai atsevišķu failu un Pilnībā atjaunot OneDrive uz iepriekšējo stāvokli.
Lai to izdarītu, piesakieties savā OneDrive tīmekļa kontā un noklikšķiniet uz ikonas. "Iestatījumi" augšējā labajā stūrī un izvēlieties "Atjaunot savu OneDrive"Atveras īpaša lapa, kurā varat:
- Izvēlieties īsu laika diapazonu: Vakar, pirms nedēļas, pirms trim nedēļām.
- Vai arī izvēlieties vienu personalizēts datums un laiks izmantojot slīdni un grafiku, kas parāda aktivitātes pieaugumus (noderīgi uzbrukumu vai masveida dzēšanas laiku noteikšanai).
Zemāk diagrammas varat pārskatīt individuālas izmaiņas (kurš lietotājs ko darīja, kurā failā, kad) un atlasiet darbību, ko vēlaties atsaukt. Kad esat skaidri noskaidrojis punktu, pie kura vēlaties atgriezties, noklikšķiniet uz "Atjaunot" un OneDrive vairumā atceļ visas izmaiņas, kas veiktas pēc šī datuma.
Atgūt izdzēstos OneDrive failus un pārvaldīt atkritni
Dzēšot failu no mapes, kas sinhronizēta ar OneDrive, šī dzēšana tiek replicēts visās ierīcēs savienots ar to pašu kontu. Tāpēc bieži vien nav jēgas meklēt failu mājas klēpjdatorā, cerot to atrast: tas jau būs izdzēsts arī tur.
Risinājums ir doties uz OneDrive atkritne tīmekļa saskarnē. Kreisajā panelī redzēsiet opciju “Atkritne”; to atverot, visi vienumi tiks dzēsti ar:
- Dzēšanas datums un laiks
- Lietotājs, kurš veica dzēšanu
- Sākotnējā atrašanās vieta OneDrive ietvaros
Vienkārši atlasiet vēlamos failus vai mapes un nospiediet "Atjaunot" lai atgrieztu tos sākotnējā atrašanās vietā. Šī ir ļoti noderīga darbība, ja esat iztukšojis Windows atkritni, bet joprojām atrodaties OneDrive atkritnes saglabāšanas logā.
Microsoft 365 biznesa kontos izdzēstie vienumi tiek saglabāti līdz 93 dienas miskastē (ja vien administratori nav konfigurējuši īsāku periodu). Vienumi tiek glabāti vismaz trīs dienas, pirms tos var neatgriezeniski dzēst.
Cik ilgi versijas tiek glabātas un kādi ir ierobežojumi?
Personīgajos OneDrive kontos Faila vecākas versijas tiek glabātas 30 dienas un to var atjaunot tiktāl, cik 25 versijas aptuveni katram failam (precīzs ierobežojums var atšķirties atkarībā no konfigurācijas). Organizāciju kontiem ierobežojumi ir atkarīgi no bibliotēkas konfigurācija pakalpojumā SharePoint/OneDrive uzņēmumiem, kas var būt daudz dāsnāks (piemēram, līdz pat 500 versijām katrā failā).
Kā rīkoties, ja OneDrive pārsniedz krātuves ierobežojumu
Ja pārsniegsiet savu OneDrive krātuves limitu, jūsu kontam tiks noteikts glabāšanas periods. sasaldēts stāvoklisFaili joprojām ir pieejami, taču pakalpojums var pārtraukt pareizu sinhronizāciju un bloķēt noteiktas darbības. Lai atrisinātu šo problēmu, jums ir divas galvenās iespējas:
- Pērciet vairāk vietasJūs jaunināt uz lielāku plānu vai pievienot krātuvi. Dažreiz var paiet līdz pat 24 stundām, līdz atjaunošana stājas spēkā un OneDrive vairs nav iesaldēts.
- Izdzēsiet failus, lai atbrīvotu vietuJa nevēlaties maksāt vairāk, OneDrive tīmekļa saskarnē varat atlasīt “Atcelt konta iesaldēšanu, lai īslaicīgi piekļūtu failiem”. Šajā labvēlības periodā jūsu faili būs tikai lasāmi, līdz atbrīvosiet pietiekami daudz vietas. 30 dienas satura dzēšanai un samaziniet limitu. Ja to nedarīsiet, konts tiks atkal iesaldēts, un dažos gadījumos vienīgā atlikušā iespēja ir sazināties ar Microsoft atbalsta dienestu.
Ir vērts pārbaudīt, kuras mapes tiek... Sinhronizēšana no datora un noņemiet atzīmi no tiem, kas aizņem daudz vietas (piemēram, lieliem videoklipiem, kuriem nav jāatrodas mākonī). Tāpat ieteicams lejupielādēt svarīgus failus lokālajā diskā vai citā dublēšanas sistēmā, pirms tos neatgriezeniski dzēšat no OneDrive, lai atbrīvotu vietu.
Turklāt, ja nepiekļūstat savam OneDrive kontam šajā laikā vienu gaduJūsu konts var tikt iesaldēts pat tad, ja turpināsiet izmantot citus Microsoft 365 pakalpojumus. Lai no tā izvairītos, vienkārši pierakstieties vismaz reizi gadā (vai izmantojiet datora klientu).
OneDrive funkcijas, kas balstās uz versiju kontroli
OneDrive darbam ir daļa no Microsoft 365 un piedāvā funkciju kopu, kas Tie tieši izmanto versiju kontroli un mākoņkrātuvi lai uzlabotu sadarbību, drošību un lietošanas ērtumu.
Faili pēc pieprasījuma
Funkcija Faili pēc pieprasījuma Tas ļauj jums skatīt, meklēt un mijiedarboties ar visu, kas jums ir pakalpojumā OneDrive, no File Explorerbez nepieciešamības lejupielādēt visu dokumentu datorā. Dokumentiem, kas atrodas tikai mākonī, ir mākoņa ikona, savukārt lejupielādētajiem dokumentiem ir zaļa atzīme.
Ja plānojat strādāt bezsaistē, varat izmantot šo opciju “Vienmēr paturēt šajā ierīcē” lai izveidotu lokālu kopiju. Un, ja vēlāk vēlaties atbrīvot vietu, varat izvēlēties "Atbrīvojiet vietu" lai fails atgrieztos mākonī, nezaudējot tā versiju vēsturi.
Moderni pielikumi programmā Outlook
OneDrive integrējas ar Outlook, lai piedāvātu tā saukto "Mūsdienu pielikumi"Tā vietā, lai nosūtītu faila kopiju pa e-pastu, tiek nosūtīta saite uz failu, kas saglabāts pakalpojumā OneDrive vai SharePoint. Tas centralizē dokumentu un novērš tā pārpilnību. atšķirīgas versijas iesūtnē.
Turklāt programmā Outlook varat definēt sekojošo: koplietošanas atļaujas (tikai skatīšana, rediģēšana, kopīgošana ar konkrētām personām utt.), tādējādi saskaņojot e-pasta lietošanu ar versiju kontroles modeli pakalpojumā OneDrive. Organizācijas bieži pielāgo Outlook noklusējuma darbību, lai izlemtu, vai pēc noklusējuma pievienot failu kā kopiju vai saiti.
Atjaunot failus no nesenajām darbībām
Īpašā funkcija Atjaunot failus OneDrive darbam ļauj izvēlēties atkopšanas punktu no jaunākās versijas. 30 dienasTiek parādīta failu aktivitāšu histogramma, lai palīdzētu noteikt problēmas rašanās laiku (piemēram, izspiedējvīrusa uzbrukums ar daudzām koncentrētām modifikācijām).
Šajā skatā varat atlasīt laika punktu, uz kuru vēlaties atgriezties, un OneDrive atgriezīsies. visas turpmākās izmaiņas līdz tam brīdim skartajai failu kolekcijai. Tas ir ļoti noderīgs rīks, ja problēma neietekmē vienu dokumentu, bet vairākus vienlaikus.
Biznesa atkritumu tvertne
Papildus personiskajai OneDrive atkritnei profesionālajiem un izglītības kontiem ir pārstrādes konteiners ar pagarinātu uzglabāšanas laiku (līdz 93 dienām, ja vien nav konfigurēts citādi). Šajā laikā failus var viegli atjaunot, un tikai pēc tam tie tiek neatgriezeniski dzēsti, piešķirot papildu tolerances slāni pret dzēšanas kļūdām.
Zināmas mapes pārvietošana
Funkcionalitāte zināmo mapju pārvietošana Tas ļauj automātiski novirzīt bieži lietotas Windows un macOS mapes (darbvirsma, dokumenti utt.) uz OneDrive. Tādā veidā lietotājam nav jāmaina savi paradumi: viņš turpina saglabāt failus savās ierastajās mapēs, taču šie faili faktiski tiek novirzīti uz OneDrive. Tie sinhronizējas ar OneDrive un viņi gūst labumu no versiju pārvaldības, dublēšanas mākoņpakalpojumos un atkopšanas pēc katastrofām.
Failu sinhronizācija visās ierīcēs
OneDrive burvību papildina sinhronizācijas lietojumprogramma operētājsistēmām Windows un Mac, kā arī mobilās lietotnes operētājsistēmām iOS un Android. Pateicoties tām, vienkārši saglabājot failu OneDrive mapē, tas automātiski tiek augšupielādēts mākonī, replicēts citās ierīcēs un... centralizēta versiju vēsture uz platformas.
Uzņēmumi var plānot un izvietot liela mēroga sinhronizācijas lietotni no SharePoint/OneDrive administrēšanas centra, definējot, kuras bibliotēkas tiek sinhronizētas, kuras politikas tiek piemērotas un kāda darbība ir atļauta attiecībā uz tīkla lietošanu, lokālo krātuvi utt.
OneDrive darbam labākā prakse un ieteicamie lietošanas gadījumi
OneDrive darbam ir paredzēts visu lielumu organizācijasNo ārštata darbiniekiem un MVU līdz lieliem uzņēmumiem ar stingrām drošības un atbilstības prasībām. Daži profili, kas īpaši gūst labumu, ir šādi:
- Attālinātie darbinieki kuriem nepieciešams piekļūt dokumentiem un sadarboties to izstrādē no dažādām atrašanās vietām un ierīcēm.
- Komandas un nodaļas kam nepieciešama centralizēta darba telpa un kontrolēta versiju pārvaldība.
- IT administratori un atbilstības amatpersonas kam jāgarantē datu saglabāšana, auditēšana un aizsardzība pret datu zudumu.
- Projektu vadītāji kuri pārvalda kritiski svarīgu projekta dokumentāciju un kuriem jāzina, kas ko un kad mainīja.
Lai to dabūtu ārā visu suluIr svarīgi pievērst uzmanību tādiem aspektiem kā:
- Organizēt a konsekventa mapju struktūra un, ja nepieciešams, izmantojiet metadatus pakalpojumā SharePoint.
- Periodiski pārskatiet koplietošanas atļaujas lai novērstu pārmērīgu piekļuvi.
- Apmācīt lietotājus versiju vēsture, atjaunošana un žurnālitāpēc nebaidieties izmantot šīs funkcijas.
- Politiku konfigurēšana saprātīga saglabāšana lai līdzsvarotu juridiskās prasības un uzglabāšanas izmaksas.
Apvienojot versiju kontroli (tostarp žurnālus), paplašinātu atkritni, failu atjaunošanu, kā arī sinhronizācijas un piekļuves iespējas jebkurā ierīcē, OneDrive, SharePoint un Office ekosistēma piedāvā visaptverošu risinājumu abiem. ikdienas darbs kas attiecas uz risku pārvaldība un atbilstība.
Pareizi konfigurēta šī sistēma ne tikai novērš problēmas faila pazaudēšanas gadījumā, bet arī sniedz organizācijai sirdsmieru, zinot, ka par visu, kas notiek ar tās galvenajiem dokumentiem, ir uzticama un auditējama vēsture. Kopīgojiet šo informāciju, lai vairāk lietotāju zinātu, kā pārvaldīt versiju kontroli pakalpojumā Office un OneDrive.