Versiju kontrole pakalpojumā Office un OneDrive: galvenās politikas

Jums noteikti bieži ir licies, ka jūsu Word, Excel vai PowerPoint dokumenti (un programmā Word — izmaiņu izsekošanas un komentāru izmantošana) atrodas mūžīgā haosa stāvoklī: versijas ar neiespējamiem nosaukumiem, nejauši pārrakstīti faili, kolēģi rediģē bez brīdinājuma… Office, OneDrive un SharePoint Šo haosu var kontrolēt, bet tikai tad, ja pilnībā izprotat, kā darbojas versiju kontrole, saglabāšana un saistītās politikas.

Uzņēmējdarbības vidē runa nav tikai par "spēju atgriezties", kad kāds pieļauj kļūdu: mēs runājam par atbilstība normatīvajiem aktiem, uzskaite, audits, uzglabāšanas izmaksas un licencēšanas politikaZemāk jūs strukturētā veidā un skaidrā spāņu valodā redzēsiet, kā darbojas Office un OneDrive versijas, kāda loma ir saglabāšanas etiķetēm, ko tieši dara saglabāšanas apturēšanas bibliotēkas, kādas OneDrive politikas varat izmantot kā administrators un kā tas viss atbilst licencēšanas izmaiņām, piemēram, Microsoft 365 arhīvam.

Pamatjēdzieni: versijas, saglabāšana un ieraksti pakalpojumā Microsoft 365

Pakalpojumā Microsoft 365 viss griežas ap trim galvenajiem elementiem: dokumenta versiju vēstureuz saglabāšana un kontrolēta utilizācija un spēja deklarēt noteiktu saturu kā ierakstiŠīs iespējas attiecas gan uz OneDrive failiem, gan SharePoint vietnēm, tostarp arhivētām vietnēm un konteineriem. SharePoint iegultais izmanto Loop vai Copilot.

Dokumenta versiju kontrole ļauj saglabāt dažādas faila versijas ar laika zīmogi, autors, lielums un komentāriUn tas ir svarīgi pārvaldīt metadatus pareizi. Uz šīs vēstures ir pārklātas saglabāšanas politikas un etiķetes, kas nosaka, cik ilgi saturs tiek glabāts un kam jānotiek, kad tiek sasniegtas perioda beigas: vienkārši saglabāt, saglabāt un dzēst vai vienkārši dzēstTurklāt dažas saglabāšanas etiķetes var atzīmēt vienumus kā normatīvo reģistru vai reģistrupievienojot papildu ierobežojumus, lai bloķētu izmaiņas un dzēšanu.

Versiju kontrole pakalpojumā SharePoint un OneDrive

Visās SharePoint un OneDrive dokumentu bibliotēkās versiju kontrole ir iespējota pēc noklusējuma, saglabājot vismaz 500 galvenās versijasGalvenās versijas tiek numurētas ar veseliem skaitļiem (piemēram, 5.0), bet mazāk svarīgas versijas — ar decimāldaļām (5.1, 5.2 utt.), kas atšķir "oficiālos" atskaites punktus no notiekošajiem melnrakstiem.

Daudzas organizācijas izmanto sekundārās versijas nepabeigtam darbam un rezervēt galvenās versijas oficiālām pārskatīšanām vai publikācijām. Dažos gadījumos melnraksta drošība ir konfigurēta tā, lai šīs sekundārās versijas varētu redzēt tikai faila īpašnieks un personas, kas ir pilnvarotas to apstiprināt, tādējādi nodrošinot, ka pārējiem darbiniekiem ir piekļuve tikai publicētajai galvenajai versijai.

SharePoint sarakstos viss ir nedaudz savādāk: ir atļautas tikai šādas darbības: galvenās versijas, kas numurētas ar veseliem skaitļiemJa nepieciešams vienumu apstiprinājums, vienumi nonāk statusā “Gaida apstiprinājumu” (melnraksts) un līdz apstiprināšanai tiem joprojām ir decimālā numerācija un stingrāka redzamības kontrole.

Ir ierobežojums 511 sekundārās versijas katrai galvenajai versijai, ko var pielāgot katrai videi. Ja šis maksimums ir sasniegts un mēģināt saglabāt citu papildversiju, izmantojot modernu klientu, jaunākā papildversija tiks pārrakstīta; ar vecākiem klientiem saglabāšana var neizdoties. Lai izvairītos no problēmām, parasti ir ieteicams publicēt galvenās versijas periodiski un apvienojiet to ar atbilstošu versiju saglabāšanas politiku.

Ierakstu versiju kontrole: bloķēšana un atbloķēšana

Atbilstības scenārijos daudziem uzņēmumiem ir ne tikai jāsaglabā versijas, bet arī uzskatīt dažus par nemaināmiem ierakstiemŠim nolūkam SharePoint Online un OneDrive piedāvā tā saukto ierakstu versiju pārvaldību, kas ļauj atzīmēt failu kā ierakstu, bet turpināt ģenerēt jaunas versijas, kuras arī var kļūt par ierakstiem.

Galvenais ir pielietot saglabāšanas etiķete, kas atzīmē vienumu kā ierakstuKad fails saņem šo tagu, parādās dokumenta rekvizīts ar nosaukumu “Ieraksta statuss”, kas var būt Atslēgts o AtslēgtsUzvedība ir šāda:

• Kad reģistrs ir bloķētsOriģinālo dokumentu nevar rediģēt. To var tikai lasīt, un dzēšanas darbības parasti ir pilnībā bloķētas.
• Al atbloķēt ierakstuTiek aktivizēta iekšēja secība: ja saglabāšanas apturēšanas bibliotēka neeksistē, tā tiek izveidota; ja nav mapes “Žurnāli”, tā tiek pievienota; un tiek veikta darbība “Kopēt uz”, kas nosūta jaunāko faila versiju šajā žurnālu mapē ar nosaukumu, kas ietver nosaukumu, GUID un versijas numuru.

Šī "kopija" kļūst par versiju vēstures daļu ar redzamu komentāru, kas to identificē kā IerakstsPēc atbloķēšanas oriģināldokuments atkal kļūst rediģējams, lai gan kolonnā “Vienība ir ieraksts” joprojām ir atzīmēts “Jā”, un, lai gan “Ieraksta statuss” paliek “Bloķēts”, saturu nevar mainīt vai dzēst.

Katru reizi, kad dokuments tiek atbloķēts, tiek izveidots jauns ieraksta versija apturēšanas bibliotēkā saglabāšanaiTas ļauj uzturēt reģistra versiju laika grafiku, nepārslogojot sistēmu ar nevajadzīgām kopijām, jo ​​tas tiek saglabāts kā žurnāls tikai tad, ja stāvoklis ir skaidri iestatīts kā bloķēts.

Piekarams grāmatu plaukts konservēšanas un pārstrādes atkritumu tvertnei

Lai nodrošinātu, ka saglabātais saturs netiek zaudēts pat tad, ja lietotājs modificē vai dzēš failus, SharePoint un OneDrive izmanto slēptu bibliotēku ar nosaukumu piekares bibliotēka konservācijaiTā ir sistēmas atrašanās vieta, kas nav paredzēta interaktīvai lietošanai un uz kuru tiek nosūtītas kopijas, kuras sistēmai ir jāsaglabā, lai atbilstu saglabāšanas politikām.

Uzvedība atšķiras atkarībā no veida saglabāšanas iestatījums kas attiecas uz failiem vai vienumiem:

• Saglabāšanas direktīvaKad elements, uz kuru attiecas politika, tiek rediģēts vai dzēsts, sākotnējā versija tiek kopēta apturēšanas bibliotēkā saglabāšanai. Rediģēšanas gadījumā, pirmo reizi modificējot jaunu dokumentu, tas netiek kopēts, bet gan tiek kopēts no turpmākajām izmaiņām, ja ir iespējota versiju kontrole.
• Standarta saglabāšanas etiķete (neatzīmē kā ierakstu): Rediģējot vienumu, nekas netiek automātiski kopēts saglabāšanas bibliotēkā, bet, ja tas tiek dzēsts, šajā vietā tiek ģenerēta kopija.
• Saglabāšanas etiķete, kas atzīmē kā ierakstuRediģējot atbloķētu ierakstu, tā saturs tiek kopēts apturēšanas bibliotēkā saglabāšanai; ja ieraksts ir bloķēts vai ir normatīvais ieraksts, rediģēšanas vai dzēšanas darbības tiek tieši bloķētas.

Un taimera darbs Tas regulāri (aptuveni ik pēc septiņām dienām) tiek izpildīts ar saglabāšanas bibliotēkas saturu. Ja fails tur atrodas ilgāk par 30 dienām, uzdevums salīdzina saturu ar visām piemērojamajām saglabāšanas politikām un etiķetēm; ja tā saglabāšanas periods ir pārsniedzis noteikto un netiek pārskatīts dzēšanai, tas tiek pārvietots uz Otrās fāzes pārstrādes tvertnekur tas paliek 93 dienas, pirms tiek neatgriezeniski dzēsts. Lai izprastu saglabāšanas un dublēšanas alternatīvas, skatiet sadaļu rezerves kopiju veidi un atšķirības.

Ja saglabāšanai pakļautais saturs tā saglabāšanas periodā nav ticis modificēts vai dzēsts, atkarībā no konfigurācijas to var pārvietot tieši uz Pirmās fāzes pārstrādes tvertne Kad termiņš beidzas, tad tas pāriet uz otro. Šīs pārstrādes tvertnes nav indeksētas, tāpēc Tos nevar meklēt, izmantojot e-atklāšanu., kas pastiprina tās raksturu kā progresīvas likvidēšanas jomu.

Ir gadījumi, kad, neskatoties uz saglabāšanu, kopija saglabāšanas bibliotēkā netiek izveidota, jo lietotāja darbība ir bloķēta. Tas notiek, piemēram, ja tags atzīmē saturu kā normatīvo aktu reģistrs neatļaujot dzēšanu vai ja globālie žurnālu pārvaldības iestatījumi norāda, ka lietotāji nevar dzēst atzīmētos vienumus.

Saglabāšana: saglabāt, likvidēt vai abus

Saglabāšanas politiku vai etiķeti var konfigurēt, lai saglabāt un pēc tam dzēst, tikai saglabāt vai tikai dzēstKatra modalitāte rada atšķirīgu satura plūsmu starp saglabāšanas apturēšanas bibliotēku, sākotnējo atrašanās vietu un atkritumu tvertnēm:

Saglabāt un dzēst

Ja konfigurācija norāda "uzglabāt X laiku un pēc tam izmest"Uzvedība ir šāda:

• Ja saturs šajā periodā tiek mainīts vai dzēsts, tas tiek kopēts uz balstiekārtu bibliotēkakur tas paliek, līdz taimeris nosaka, ka tā periods ir beidzies. Pēc tam tas tiek nosūtīts uz otrā līmeņa atkritni un pēc 93 dienām tiek neatgriezeniski dzēsts.
• Ja saturs šajā periodā paliks neskarts, termiņa beigās tas tiks pārvietots uz [ierīci/platformu]. Pirmās fāzes pārstrādes tvertneNo turienes tas var pāriet uz otro fāzi, ja lietotājs to iztukšo vai manuāli izdzēš vienumu. Kopumā šīs 93 dienas aptver abas fāzes.

Tikai saglabāt

Ja mērķis ir vienkārši nodrošināt satura saglabāšanu minimālu laiku, nepiespiežot to galu galā dzēst, pieeja ir vienkāršāka. Ja saturs ir modificē vai dzēš Šajā periodā saglabāšanas bibliotēkā tiek izveidota kopija, kas tur paliks līdz konfigurētā perioda beigām. Šī perioda beigās šī kopija tiek pārvietota uz otrā līmeņa atkritni un pēc 93 dienām tiek neatgriezeniski dzēsta. Ja saturs Tas nav ne modificēts, ne dzēstsNekas cits nenotiek: dokuments paliek tā sākotnējā atrašanās vietā.

Vienkārši izdzēsiet

Politikās, kas paredzētas plānotai dzēšanai (piemēram, satura tīrīšanai pēc noteikta laika perioda), ja lietotājs izdzēš saturu pirms konfigurētā datuma, dokuments nonāk Pirmās fāzes pārstrādes tvertne Un, ja tas tiek iztīrīts, tas pāriet uz otro posmu; pēc 93 dienām tas pazūd pilnībā. Ja neviens to neizdzēš, konfigurētā perioda beigās sistēma to nosūta uz atkritnes pirmo posmu, un no turienes tas pats process tiek veikts līdz galīgai dzēšanai.

Versijas, saglabāšana un uzvedības izmaiņas

Versiju kontrole un saglabāšana mijiedarbojas diezgan specifiskā veidā. Kad versiju dokumentam tiek piemēroti saglabāšanas iestatījumi, darbība mainās 2022. gada jūlijs Lai uzlabotu veiktspēju: tagad visas versijas, kas ir jāsaglabā, tiek saglabātas kā viens fails saglabāšanas bibliotēkā, nevis vairākus neatkarīgus failus kā iepriekš.

Ja etiķete neatzīmē elementu kā ierakstu un Darbība perioda beigās ir likvidēt:

• Ja saglabāšanas periods sākas, pamatojoties uz izveides datumu, marķēšanas datumu vai notikumu, Visām versijām ir viens un tas pats derīguma termiņš.Tie tiek dzēsti vienlaikus ar sākotnējo dokumentu.
• Ja saglabāšana ir balstīta uz pēdējā modifikācija Tagad mēs izmantojam jauno modeli, kurā versijas tiek saglabātas kā viens fails, un visas versijas beidzas atbilstoši jaunākās versijas datumam. Pirms izmaiņām katrai versijai varēja būt savs neatkarīgs beigu datums, jo katra versija tika kopēta kā atsevišķs fails.

Lai gan fails ir pakļauts saglabāšanas politika vai e-atklāšanas apturēšanaBibliotēkā konfigurētais versiju ierobežojums tiek ignorēts: versijas netiek automātiski iztīrītas, lai atbrīvotu vietu, un lietotāji tās nevar manuāli dzēst. Tas nodrošina pilnīgu vēstures saglabāšanu saglabāšanas vai apturēšanas laikā.

Tomēr, runājot par saglabāšanas birka, kas lietota failam, kurš arī pieder politikaiJā, bibliotēkas versiju ierobežojumi tiek ievēroti; vecākas versijas var noņemt atbilstoši versiju kontroles iestatījumiem, lai gan lietotājs joprojām nevar manuāli dzēst versijas.

Mākoņa pielikumi un Copilot

Zvani mākoņa pielikumi Šīs ir saites uz SharePoint vai OneDrive saglabātiem failiem, kas tiek ievietoti Outlook e-pasta ziņojumos, Teams ziņojumos vai Viva Engage ziņojumos, kā arī dokumentos, uz kuriem ir atsauces mijiedarbībā ar Microsoft 365 Copilot un Copilot Chat. Šādos gadījumos tiek piemēroti arī saglabāšanas noteikumi, taču ar svarīgu atšķirību.

Izmantojot automātiskās marķēšanas direktīva Mākoņpapīra pielikumiem saglabāšanas etiķete neattiecas uz sākotnējo failu, bet gan uz kopija, kas tiek izveidota apturēšanas bibliotēkā saglabāšanaiIeteicams saglabāšanas periodu sākt "kad vienums tiek atzīmēts", jo, ja tas ir balstīts uz "izveidi" vai "pēdējo modifikāciju", tiks izmantoti sākotnējā faila datumi koplietošanas laikā, un tas var neatbilst pielikuma faktiskajam dzīves ciklam.

Ja sākotnējais fails tiek rediģēts un atkārtoti kopīgots, saglabāšanas bibliotēkā tiek izveidota jauna kopijas versija un atkārtoti atzīmēta. Ja tā tiek atkārtoti kopīgota bez izmaiņām, kopijas atzīmēšanas datums tiek atjaunināts, pagarinot saglabāšanas periodu, ja tas ir balstīts uz šo atzīmēšanas datumu. Turklāt papildu vienas dienas pagaidu aizturēšana saglabāšanas bibliotēkā failiem, kas tiek dzēsti vai pārvietoti pirms atzīmētās kopijas izveides, lai mākoņa pielikumā izmantotajai atsaucei joprojām būtu pieejama dublējumkopija.

OneNote saturs un īpašas struktūras

Kad OneNote saturam lietojat saglabāšanas iestatījumus, katra piezīmju grāmatiņa iekšēji tiek sadalīta sadaļas, kas tiek uzskatītas par atsevišķiem failiemLapas atrodas katrā sadaļā un pārmanto tās iestatījumus. Tāpēc saglabāšanas politikas vai tagi iedarbojas uz veselām sadaļām ar visām to lapām, saglabājot vai dzēšot tās atbilstoši nepieciešamībai, savukārt visas piezīmju grāmatiņas "Modificēšanas" datums šiem lēmumiem netiek izmantots.

Ieturējums attiecas uz faili, saraksta elementi (izmantojot tagus), cilpas konteineri un Copilot lapasTomēr tas neattiecas uz organizatoriskām struktūrām, piemēram, bibliotēkām, sarakstiem, mapēm vai pašām darba telpām. Šīs struktūras ir jāpārvalda, izmantojot citus administratīvos rīkus.

Noturēšana, lietotāju aiziešana no organizācijas un Microsoft 365 arhīvs

Pakalpojumā SharePoint vietnes tiek uzskatītas par sadarbības telpām Un saturs netiek dzēsts tikai tāpēc, ka lietotājs pamet uzņēmumu. Dokumenti turpinās pastāvēt un uz tiem attieksies saglabāšanas direktīvas vai etiķetes līdz to attiecīgo periodu beigām.

Pakalpojumā OneDrive darbība nedaudz atšķiras, jo tā ir personīgā telpa. Ja lietotājs aiziet, faili ar saglabāšanas politikām vai etiķetēm tiek dzēsti. Viņi paliek apcietinājumā un ir pieejami Atbilstības meklēšanai, e-atklāšanai un koplietotai piekļuvei norādītajā laikā. Kad termiņš beidzas un ja konfigurācija ietver dzēšanu, saturs tiek pārvietots uz vietņu kolekcijas atkritni, kur to 93 dienu laikā var izgūt tikai administrators.

Ar ieviešanu Microsoft 365 arhīvsDaudzas SharePoint vietnes var pārvietot uz arhivētu stāvokli, lai optimizētu krātuvi un izmaksas. Administratoriem saglabāšanas politikas un etiķetes tiek pārvaldītas praktiski vienādi abās vietnēs. aktīvas un arhivētas vietnesArhivētām vietnēm joprojām ir noteiktas noklusējuma politikas, tām var izveidot jaunas politikas, un tagus var lietot automātiski.

Galvenais ierobežojums ir tāds, ka lietotāji nevar mijiedarboties ar arhivēto vietņu saturu (piemēram, lietot vai noņemt atzīmes, bloķēt/atbloķēt ierakstus vai rediģēt rekvizītus), un mākoņa pielikumu gadījumā automātiskās atzīmju politika vairs nesaglabā jaunus pielikumus, kas norāda uz saturu, kas pašlaik atrodas arhivētajā vietnē.

Licencēšanas izmaiņas pakalpojumā OneDrive un Microsoft 365 arhīvā

Microsoft ir paziņojis, ka no konkrēta datuma jebkurš konts OneDrive bez licences ilgāk par 93 dienām Tas tiks automātiski arhivēts Microsoft 365 arhīvā. Tam ir divas būtiskas sekas versiju veidošanas stratēģijai, saglabāšanai un izmaksām:

• Piekļuve šim arhivētajam kontam saglabājas. tikai lietotājiem un administratoriemKonts tiek rādīts administrēšanas rīkos, taču tā saturam nevar tieši piekļūt.
• Krātuve Microsoft 365 arhīvā ietver papildu izmaksas gan par datu saglabāšanu, gan to atjaunošanukas ir atkarīgi no informācijas apjoma.

Lai mazinātu šo ietekmi, ir svarīgi saglabāt stingru kontroli pār to, kas izmanto OneDrive, kam ir piešķirta licence un kam tāda navun salīdzināt to ar faktiskajiem lietošanas datiem. ITAM rīki, piemēram, Proactivanet, ļauj redzēt, kuri pakalpojumu plāni un licences ir aktīvi, kuri konti pēdējo 28 dienu laikā ir izmantojuši OneDrive un kur ir dublētas vai nepiešķirtas licences, kuras varētu izmantot, lai novērst aktīvo kontu nejaušu arhivēšanu.

OneDrive pārvaldība, izmantojot GPO un reģistra atslēgas

Korporatīvajās Windows vidēs OneDrive lielākoties tiek pārvaldīts, izmantojot grupas politikas objekti (GPO) Šīs administratīvās veidnes (.admx un .adml) tiek iegūtas, instalējot OneDrive sinhronizācijas klientu, un tiek kopētas domēna centrālajā grupas politikas krātuvē. Katru reizi, kad iespējojat vai atspējojat iestatījumu, atbilstošās atslēgas HKLM vai HKCU tiek pielāgotas. Ja vēlāk atstājat iestatījumu kā "Nav konfigurēts", šīs atslēgas paliek nemainīgas, tāpēc vislabāk tās saglabāt. Iespējots vai atspējots pēc tam, kad tika pieņemts lēmums par viņu statusu.

Ir plašs GPO saraksts, kas ļauj kontrolēt visu, sākot no sinhronizācijas uzvedības līdz joslas platuma izmantošanai un citiem faktoriem. Kas var izmantot OneDrive Personal, kā tiek pārvaldītas pazīstamās Windows mapes, kā tiek risināti Office konflikti vai kad brīdināt lietotāju par masveida dzēšanu. Daži no svarīgākajiem, kas saistīti ar versiju kontroli, saglabāšanu un lietotāja pieredzi, ir šādi:

Komandas konfigurācijas politikas pakalpojumam OneDrive

starp politikas “Datora konfigurācija\Administratīvās veidnes\OneDrive” Vairāki izceļas, kas ietekmē failu pārvaldību, sinhronizāciju un dzēšanu:

• Lai neatgriezeniski dzēstu saturu, atvienojot pievienotās mapes vai zaudējot atļaujasŠie GPO kontrolē, vai, atvienojot pievienoto mapi vai zaudējot atļaujas tai, lokālais saturs tiek nosūtīts uz Atkritne vai neatgriezeniski izdzēstaTos aktivizē, izmantojot atslēgas AddedFolderHardDeleteOnUnmount un AddedFolderUnmountOnPermissionsLoss.
• Atļaut atļauju mantošanas atspējošanu tikai lasāmām sinhronizētām mapēmIzstrādāts, lai uzlabotu veiktspēju ļoti sarežģītās tikai lasāmās mapēs, izmantojot atslēgu PermitDisablePermissionInheritance. Tas neietekmē atļaujas pakalpojumā SharePoint, tikai lokālos ACL.
• Atļauto vai bloķēto īrnieku kontroleGPO AllowTenantList un BlockTenantList nosaka, ar kurām organizācijām OneDrive var sinhronizēt, neļaujot lietotājiem augšupielādēt korporatīvo saturu. neatļauti īrnieki.
• Brīdinājumi par minimālo diska vietu un nepietiekamu vietuIzmantojot MinDiskSpaceLimitInMB un WarningMinDiskSpaceLimitInMB, varat neļaut OneDrive lejupielādēt failus, kuru tilpums ir zem noteikta sliekšņa, vai parādīt brīdinājumus, ja fails atstāj disku zem minimālā sliekšņa.
• Arhivēšana pēc pieprasījuma un iekārtu dehidratācijaFilesOnDemandEnabled un DehydrateSyncedTeamSites politikas piespiež izmantot failus pēc pieprasījuma un konvertēt sinhronizētu saturu no komandas vietnēm uz tikai tiešsaistēsamazinot diska patēriņu un tīkla trafiku.
• Augšupielādes joslas platuma pārvaldībaIzmantojot EnableAutomaticUploadBandwidthManagement un AutomaticUploadBandwidthPercentage, varat izmantot OneDrive LEDBAT vai ierobežot slodzes līdz celtspējas procentam.
• Zināmo mapju pārvietošana un bloķēšana (KFM)Tādas politikas kā KFMBlockOptIn, KFMBlockOptOut, KFMOptInWithWizard un KFMSilentOptIn ļauj piespiest vai novērst dokumentu, attēlu un darbvirsmas novirzīšanu uz OneDrive, vai nu klusībā, vai lūdzot lietotājam apstiprinājumu.
• Brīdinājumi un apstiprinājumi par masveida dzēšanuAtslēgas LocalMassDeleteFileDeleteThreshold un ForcedLocalMassDeleteDetection kontrolē, par cik dzēstiem failiem lietotājam ir jāpaziņo un vai šis paziņojums ir obligāts vai arī var atgādināt, ka "tas vairs netiek rādīts".
• Bezsaistes režīma vadība pakalpojumā OneDrive tīmeklīMetodes `DisableOfflineMode` un `DisableOfflineModeForExternalLibraries` nosaka, vai lietotāji var iespējot bezsaistes režīms tīmeklī gan savām bibliotēkām, gan tām, kuras koplieto citi nomnieki.
• Automātiska palaišana, trafika pirms pieteikšanās un klusa konfigurācijaTādas politikas kā EnableAutoStart, PreventNetworkTrafficPreUserSignIn un SilentAccountConfig kontrolē, vai OneDrive tiek startēts ar Windows, vai tas var ģenerēt trafiku pirms pierakstīšanās un vai tas var Automātiska konfigurēšana ar jūsu Microsoft akreditācijas datiem. Pierakstīšanās.

Lietotāja konfigurācijas politikas pakalpojumam OneDrive

En “Lietotāja konfigurācija\Administratīvās veidnes\OneDrive” Ir GPO, kas vairāk koncentrējas uz lietotāja pieredzi un lietojumprogrammas tipisko darbību:

• Office failu konflikti un koprediģēšanaPolitikas EnableHoldTheFile un EnableAllOcsiClients nosaka, kā tiek apstrādāti faili. sinhronizācijas konflikti ar Office Un, ja datora lietotnēs ir atļauta koprediģēšana un kopīgošana reāllaikā. Microsoft plāno pēc noklusējuma iespējot koprediģēšanas un konfliktu apvienošanas darbību visiem nomniekiem, noņemot šos GPO.
• Sinhronizācija ierobežotos tīklos un akumulatora taupīšanas režīmāDisablePauseOnMeteredNetwork un DisablePauseOnBatterySaver veido OneDrive Turpināt sinhronizāciju pat ierobežotos tīklos vai ja ir iespējots akumulatora taupīšanas režīms, nevis pēc noklusējuma apturēt.
• Lejupielādes un augšupielādes ātruma ierobežojumiDownloadBandwidthLimit un UploadBandwidthLimit nosaka maksimālo sinhronizācijas ātrumu KB/s, kas ir noderīgi sākotnējām izvietošanas reizēm vai vidēm ar stingri tīkla ierobežojumi.
• OneDrive mapes atrašanās vieta un pielāgošanaDefaultRootDir un DisableCustomRoot ļauj iestatīt noklusējuma ceļu mapei “OneDrive – {organization}” un kontrolēt, vai lietotājs to var mainīt vednī.
• Personīgā OneDrive bloķēšanaDisablePersonalSync neļauj lietotājiem sinhronizēt personiskos OneDrive kontus korporatīvajos datoros, tādējādi saglabājot skaidrāks datu perimetrs.

OneDrive/Office versiju pārvaldības, saglabāšanas un politiku paraugprakse

Ar visiem šiem gabaliem uz galda, galvenais ir apvienot tos saskaņoti lai izvairītos no pārpūlēšanās vai krājumu izšķērdēšanas. Saprātīga pieeja parasti ietver:

• Definēt saglabāšanas politikas pēc informācijas veidaPiemēram, līgumi ar vairāku gadu glabāšanas periodiem un piespiedu dzēšanu beigās, iekšējā dokumentācija ar tikai īstermiņa/vidēja termiņa glabāšanu un darījumu saturs ar tikai dzēšanas politikām.
• Pielāgot versiju ierobežojumus atkarībā no satura atbilstības. Nav jēgas glabāt simtiem triviālu dokumentu versiju, taču ir jēga glabāt finanšu, juridisko vai tehnisko ierakstu kopijas.
• Izmantojiet reģistrēšanu un žurnālu versiju kontroli līgumiem, protokoliem un dokumentiem, kuriem patiešām nepieciešama pilnīga izsekojamība, nevajadzīgi tos visus neapzīmējot kā ierakstus.
• Apvienojiet OneDrive GPO ar saglabāšanas funkcijuPiespiedu failu ielāde pēc pieprasījuma datoros ar mazu diska vietu, nemanāma zināmu mapju pārvietošana un joslas platuma ierobežošana masveida izvietošanā samazina veiktspējas problēmas, neupurējot versiju kontroli.
• Licencēšanas izmaiņu uzraudzība un arhivēšanaPeriodiski pārskatiet nelicencētus vai nesen izmantotus OneDrive kontus, atkārtoti piešķiriet nepietiekami izmantotas licences un izlemiet, par kura satura glabāšanu Microsoft 365 arhīvā ir vērts maksāt.

Office versiju kontroles, SharePoint/OneDrive saglabāšanas politiku un etiķešu, kā arī OneDrive GPO saskaņošana ar atbilstības politiku un izmaksu ierobežojumiem rada jaudīgu kombināciju: Pilnīga kritiski svarīgu dokumentu vēsture, reāla kontrole pār to, kas un kad tiek dzēsts, kā arī diezgan tīra lietotāja pieredze, bez šoka "esmu pazaudējis labo versiju" vai uzglabāšanas rēķiniem, kas strauji pieaug, nevienam nezinot, kāpēc. Kopīgojiet šo informāciju, lai lietotāji būtu informēti par problēmu.