Ja jūsu Outlook iesūtne sāk izskatīties pēc nevēlamas atvilktnes, E-pasta noteikumi ir risinājums automatizācijai un organizēšanai.Katru dienu tiek nosūtīti simtiem miljardu e-pasta ziņojumu, un bez zināmas kontroles svarīgi ziņojumi var viegli pazust starp paziņojumiem, informatīvajiem biļeteniem un atkārtotiem e-pastiem.
Labā ziņa ir tā, ka Outlook, tāpat kā Gmail ar saviem filtriem, Tas ietver ļoti jaudīgu noteikumu sistēmu, kas automātiski izpilda darbības jūsu vietā.Pārvietojiet ziņojumus uz mapēm, pārsūtiet tos, kategorizējiet tos, atskaņojiet īpašas skaņas vai pat dzēsiet tos, neko citu nedarot. Apskatīsim soli pa solim un ar piemēriem, kā izveidot kārtulas programmā Outlook dažādās versijās un kā tās maksimāli izmantot.
Kas ir Outlook noteikumi un kam tie tiek izmantoti?
Programmā Outlook noteikums ir automātiska instrukcija, kas tiek piemērota saņemtajiem vai nosūtītajiem ziņojumiem, ja tie atbilst noteiktiem nosacījumiemTas ir līdzīgi kā pateikt programmai Outlook: "Ja pienāk e-pasts ar šīm īpašībām, dariet ar to šādi, man nejautājot."
Šie noteikumi ļauj, piemēram, klasificēt ienākošo pastu tematiskās mapēs, izcelt steidzamus vienumus vai iztīrīt iesūtni no liekā saturaKatrs noteikums pamatā sastāv no šādiem elementiem:
- Noteikumi: kas ziņojumam jāizpilda (kas to sūta, tēma, atslēgvārdi, prioritāte, lielums utt.).
- darbības: ko programma Outlook darīs ar šo ziņojumu (pārvietos, dzēsīs, pārsūtīs, atzīmēs ar karodziņu, atskaņos skaņu, piešķirs kategoriju utt.).
- Izņēmumi: konkrēti gadījumi, kad pat tad, ja nosacījums ir izpildīts, noteikums nav jāizpilda.
Praksē tas nozīmē noderīgas lietas, piemēram, Pārvietojiet visus sava priekšnieka e-pastus uz noteiktu mapi, arhivējiet informatīvos biļetenus citā mapē vai saņemiet īpašu paziņojumu, kad pienāk svarīgs e-pasts.Kad noteikumi ir iestatīti, tie darbojas fonā, kamēr jūs koncentrējaties uz svarīgāko.
Dažādi veidi, kā izveidot kārtulas programmā Outlook
Outlook piedāvā vairākus veidus, kā izveidot kārtulas, No ātrajām īsinājumtaustiņiem uz konkrētu ziņojumu līdz pilnvērtīgākiem palīgiem ar veidnēm vai tukšiem noteikumiemPieeja ir līdzīga gan klasiskajā darbvirsmas Outlook versijā, gan jaunajā Outlook for Windows un Outlook.com, lai gan izvēlnes nedaudz mainās.
Atkarībā no jūsu vajadzībām, jūs varēsiet Izveidojiet noteikumu tieši no e-pasta, sāciet ar iepriekš konfigurētu veidni vai definējiet to no nulles. lai pilnībā kontrolētu apstākļus un rīcību.
Ātrās kārtulas izveide no ziņojuma
Viens no ātrākajiem darba veidiem ir izmantot e-pastu, kas jau ir jūsu iesūtnē, kā sākumpunktu. Tas ir ideāli piemērots, ja vēlaties automātiski pārvietot visus ziņojumus no sūtītāja uz mapi vai piemērot vienkāršu nosacījumu.
Klasiskajā programmā Outlook for Windows procedūra ir ļoti vienkārša: Atrodiet ziņojumu, kuru vēlaties izmantot kā atsauci, ar peles labo pogu noklikšķiniet uz tā un dodieties uz izvēlni “Noteikumi”.No turienes varat izvēlēties opciju izveidot jaunu noteikumu, pamatojoties uz šo e-pastu.
Jaunajā Outlook versijā darbam ar Windows darbība ir līdzīga: Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz ziņojuma, atlasiet “Noteikumi” un pēc tam “Izveidot noteikumu”.Kopš tā brīža programma Outlook iesaka pārvietot visu, kas nāk no šī sūtītāja (vai sūtītāju grupas), uz jūsu izvēlētu mapi.
Pamata plūsma parasti:
- Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz ziņojuma iesūtnē.
- Izvēlieties opciju “Noteikumi” un pēc tam “Izveidot noteikumu”.
- Norādiet Uz kuru mapi vēlaties pārvietot ziņojumus, kas atbilst šim nosacījumam?
- Apstipriniet ar "Piekrītu" lai Outlook sāktu piemērot noteikumu no šī brīža.
Ja vēlaties neko vairāk nekā tikai pārvietot pastu, Parasti ir poga “Vairāk opciju” vai saīsne uz pilnu noteikumu vedni.No turienes jūs varat daudz detalizētāk pievienot nosacījumus, papildu darbības un izņēmumus.
Izveidojiet noteikumus no iepriekš definētām veidnēm
Papildus ātrajiem noteikumiem programmā Outlook ir iekļauts vednis ar veidnēm tipiskākajām situācijām. Šīs veidnes ievērojami vienkāršo iestatīšanu, ja vēlaties veikt kaut ko bieži sastopamu, piemēram, pārvietot kāda lietotāja e-pastus, izmantot atslēgvārdus tēmas rindā vai atzīmēt ziņojumus turpmākai rīcībai..
Klasiskajā Outlook for Windows vedni var atvērt šādi: Izvēlnē “Fails” dodieties uz sadaļu “Pārvaldīt noteikumus un brīdinājumus” un noklikšķiniet uz “Jauns noteikums…”.Atvērsies logs, kurā redzēsiet dažādus modeļus, kas sagrupēti kategorijās, piemēram, "Organizācijas uzturēšana" vai "Aktualitātes saglabāšana".
Starp visnoderīgākajām veidnēm Izceļas šādi, un tie visi ir paredzēti, lai atvieglotu pasta organizēšanu:
- Personas ziņojumu pārvietošana uz mapiAutomātiski pārvieto visus e-pastus no konkrēta sūtītāja (kuram vajadzētu būt jūsu adrešu grāmatā, lai ātrāk varētu izvēlēties) uz jūsu izvēlētu mapi.
- Pārvietot ziņojumus ar noteiktiem vārdiem temata rindā: nosūta ziņojumus, kuru tēmā ir noteikti atslēgvārdi (piemēram, "rēķins", "pasūtījums", "sapulce" utt.), uz noteiktu mapi.
- Pārvietot nosūtītās ziņas uz publisku grupuIdeāli piemērots, ja piederat adresātu sarakstam vai grupai; visi šai grupai nosūtītie ziņojumi tiek sakārtoti mapē.
- Atzīmēt personas ziņojumus turpmākai rīcībai: automātiski atzīmē e-pastus no konkrētas personas vai grupas turpmākai rīcībai, lai tie tiktu pievienoti jūsu uzdevumu sarakstam.
- RSS plūsmas elementu organizēšana: automātiski grupē visus vienumus no konkrētas RSS plūsmas, kuru esat abonējis, mapē.
- Rādīt brīdinājumu jaunā vienuma brīdinājuma logā: ļauj uznirstošajā paziņojumā parādīt konkrētu tekstu, saņemot ziņojumus no konkrētas personas.
- Atskaņot īpašu skaņu, saņemot ziņojumus no kāda cilvēka: Piešķir atšķirīgu audio failu atkarībā no sūtītāja; varat izmantot Windows Media skaņas vai savus failus.
- Nosūtīt paziņojumu uz mobilo tālruni ar noteiktiem ziņojumiem: definējiet noteikumus, lai noteikti e-pasti no galvenajām kontaktpersonām ģenerētu brīdinājumus, kurus varat saņemt savā mobilajā ierīcē.
Vispārīgais process ar veidnēm ietver četras vienkāršas darbības: Izvēlieties veidni, rediģējiet aprakstu (noklikšķinot uz pasvītrotā teksta), pievienojiet nosacījumus vai izņēmumus, ja nepieciešams, un piešķiriet noteikumam nosaukumu. pirms pabeigšanas, nospiežot pogu “Pabeigt”.
Izveidojiet noteikumus bez veidnes: pilnīga kontrole pār nosacījumiem un darbībām
Ja vēlaties kaut ko elastīgāku, varat izlaist veidnes un izveidojiet pilnībā pielāgotu “tukšu” noteikumuTas ir īpaši jaudīgi klasiskajā Outlook for Windows versijā, kurā ir ļoti visaptverošs vednis gan ienākošajiem, gan izejošajiem e-pastiem.
Lai sāktu, jums atkal būs jāveic Dodieties uz “Fails” > “Pārvaldīt noteikumus un brīdinājumus” un noklikšķiniet uz “Jauns noteikums…”.Veidnes izvēles vietā redzēsiet sadaļu “Sākt no tukša noteikuma”, kurā varat atlasīt, vai noteikums attieksies uz saņemtajiem vai nosūtītajiem ziņojumiem.
Iesūtnes (saņemto e-pastu) noteikumi
Ienākošo e-pastu noteikumi tiek izpildīti e-pastiem, kas nonāk jūsu iesūtnē, ja tie atbilst jūsu definētajiem nosacījumiem. Vispirms izvēlieties opciju “Lietot noteikumu saņemtajiem ziņojumiem” un pēc tam to soli pa solim pielāgojiet..
Nosacījumu solī programma Outlook ļauj atlasīt vienu vai vairākus kritērijus. Daži no visbiežāk sastopamajiem ienākošo ziņojumu nosacījumiem ir šādi::
- Ka ziņa bija nosūtījusi konkrēta persona vai publiska grupa.
- Ka objekts satur noteikti vārdi.
- Ka pasts ir adresēts tikai jums.
- Lai jūsu vārds tiktu parādīts laukā “Kam”.
- Pārliecinieties, vai jūsu vārds ir norādīts laukos “Kopija” (kopija), “Kam” vai “Kopija”.
- Ziņojuma laukā “Kam” nedrīkst būt iekļauts jūsu vārds.
- Ka ziņojumam ir noteikta prioritāte.
- Ka tam ir noteikts konfidencialitātes līmenis.
- Ka tam ir konkrēta, definēta darbība.
- Ka tas ir nosūtīts konkrētai publiskai grupai.
- Ka ziņojuma pamattekstā ir noteikti vārdi.
- Ka gan tēmā, gan tekstā ir iekļauti noteikti vārdi.
- Šie konkrētie termini parādās galvenē.
- Ka saņēmēja adresē ir noteikti vārdi.
- Ka sūtītāja adresē ir noteikti vārdi.
- Ka ziņojums ir piešķirts noteiktai kategorijai.
Kad apstākļi ir izvēlēti, Varat tos pielāgot, noklikšķinot uz pasvītrotā teksta noteikuma aprakstā. (Piemēram, atlasot personu, atslēgvārdus, kategoriju utt.). Pēc tam jūs definējat, ko vēlaties darīt ar šiem e-pastiem.
Starp darbībām, kuras varat konfigurēt Ienākošajiem ziņojumiem izceļas sekojošais:
- Pārvietot ziņojumu uz mapi betons.
- Piešķirt kategoriju noteikts.
- Likvidēt ziņojumu (nosūtīt to uz miskasti).
- Neatgriezeniski noņemt neizejot cauri atkritumiem.
- Pārvietot kopiju no ziņojuma uz citu mapi.
- Pārsūtīt ziņojumu personai vai sabiedriskai grupai.
- Pārsūtīt ziņojumu kā pielikumu citai personai vai sarakstam.
- Pāradresēt ziņojumu citam saņēmējam (sākotnējā sūtītāja vārds tiek saglabāts laukā “No”).
- Atbildēt ar konkrētu ziņojumu ģenerēts no servera.
- Atbildēt ar veidni iepriekš izstrādāts.
- Atzīmēt ziņojumu turpmākai rīcībai kā uzdevumu.
- Noņemt ziņojuma ID vai piešķirtajām kategorijām.
- Mainīt prioritāti no ziņojuma.
- Drukāt automātiski pasts.
- Atskaņojiet skaņu Precīzi pastāstīšu, kad ieradīšos.
- Atzīmēt kā lasītu tūlīt pēc absolvēšanas.
- Pārtraukt citu noteikumu apstrādi lai turpmākie noteikumi uz šo ziņojumu neattiektos.
Tāpat kā iepriekš, Katra darbība tiek konfigurēta, izmantojot aprakstā pasvītrotās saites. (mērķa mapes, e-pasta adreses, skaņas fails utt.). Pēc tam vednis ļauj iestatīt izņēmumus: piemēram, "lietot šo noteikumu visiem e-pastiem no šīs personas, izņemot tos, kas apzīmēti ar X".
Pēdējā solī jūs piešķirat noteikumam skaidru nosaukumu un izlemjat, vai vēlaties lai to palaistu atpakaļejoši ziņojumiem, kas jau ir iesūtnēAktivizējiet atbilstošo izvēles rūtiņu, atzīmējiet, ka noteikums ir iespējots, un aizveriet to ar “Pabeigt” un “Lietot”, lai Outlook sāktu to lietot.
Izsūtnes noteikumi (nosūtītais pasts)
Izejošo ziņojumu noteikumi atbilst tai pašai loģikai, taču tie tiek aktivizēti, nosūtot e-pastu. Tie ir ļoti noderīgi, lai automātiski kārtotu nosūtītos ziņojumus, lietotu kategorijas vai pārsūtītu kopijas, pamatojoties uz ziņojuma veidu..
Tukšo noteikumu vednī jūs izvēlaties opciju “Pielietojiet noteikumu jūsu nosūtītajiem ziņojumiem”Turpmāk programma Outlook piedāvā dažādus īpašus nosacījumus izejošajam pastam, piemēram:
- Tēmas rindā jāiekļauj konkrēti atslēgvārdi.
- Ka vēstījums ir sūtīt no konkrēta konta (ja jums ir iestatīti vairāki konti).
- Ka ziņojumam ir noteikta prioritāte.
- Nosūtiet to konkrētai personai vai grupai.
- Ka e-pasta tekstā ir noteikti termini.
- Gan temata rindā, gan pamattekstā jāiekļauj atslēgvārdi.
- Ka saņēmēja adresē ir noteikti vārdi.
- Ka e-pasts ir piešķirts noteiktai kategorijai.
- Ka Lūdzu, pievienojiet pielikumu..
- Ka neatkarīgi no tā, vai tas pārsniedz noteiktu izmēru kilobaitos.
- Izmantojiet īpašu veidlapu.
- Ka tam ir noteiktas dokumenta vai veidlapas īpašības.
- Vai tas būtu ielūgums vai sapulces atjauninājums.
- Neatkarīgi no tā, vai tas nāk no konkrētas RSS plūsmas vai jebkuras RSS plūsmas.
- Tas atbilst noteiktai formas klasei.
Pēc tam jūs izvēlaties darbības, līdzīgi kā iesūtnes gadījumā, un, ja nepieciešams, varat pievienot izņēmumus. Visbeidzot, jūs izlemjat par noteikuma nosaukumu un to, vai vēlaties, lai tas ietekmētu ziņojumus, kas jau atrodas noteiktās mapēs. un jūs apstiprināt radīšanu.
Praktiski piemēri par noderīgiem noteikumiem programmā Outlook
Lai parādītu jums visa šī patieso lietderību, Apskatīsim dažus noteikumu piemērus, kas parasti ikdienā ietaupa daudz laika.:
- Atsevišķas klientu e-pasta adresesViss, kas pienāk no jūsu svarīgo klientu adresēm, tiek automātiski pārvietots uz katra klienta mapi vai uz vispārīgo mapi “Klienti”.
- Kontrolēt informatīvos biļetenus un ziņojumusE-pasti, kas satur tādus vārdus kā “abonements”, “informatīvais biļetens” vai e-pasta mārketinga rīka nosaukumu, nonāk tieši mapē “Informatīvie biļeteni”, nepārslogojot galveno iesūtni.
- Atzīmēt kritiskus brīdinājumusZiņojumiem, kuru tēmas rindā ir tādi vārdi kā “steidzams”, “incidents” vai “kļūda”, var tikt pievienota īpaša skaņa, un tie var tikt atzīmēti kā augstas prioritātes vai paredzēti turpmākai darbībai.
- Organizējiet izejošās piegādesJebkuru e-pastu, ko nosūtāt konkrētai darba grupai, var automātiski kopēt uz koplietojamu mapi vai atzīmēt ar kategoriju “Projekts X”.
- Notīrīt automātiskos paziņojumusSistēmas ziņojumus, kas kalpo tikai kā brīdinājums (piemēram, iekšējie sistēmas apstiprinājumi), var atzīmēt kā izlasītus un arhivēt, neatverot tos pa vienam.
Ideja ir tāda, ka ikreiz, kad atklājat atkārtotu e-pasta ziņojumu veidu, ar kuru vienmēr rīkojaties vienādi, Veltiet dažas sekundes, lai izveidotu kārtulu šīs darbības deleģēšanai programmā Outlook.Tā ir neliela piepūle, kas laika gaitā rada milzīgu atšķirību jūsu produktivitātē.
Pārvaldīt un rediģēt esošos noteikumus
Pat ja noteikumus pareizi iestatījāt jau no paša sākuma, ir normāli, ka laika gaitā tie būs jāpielāgo. Outlook ļauj rediģēt, atspējot, manuāli palaist vai dzēst noteikumus panelī “Noteikumi un brīdinājumi” vai sadaļā “Pasts > Noteikumi” tīmekļa versijās un jaunākās saskarnēs..
Klasiskajā Windows Outlook versijā, lai modificētu esošo kārtulu, jums jāiet uz “Fails” > “Pārvaldīt noteikumus un brīdinājumus”Tur jūs redzēsiet aktīvo e-pasta noteikumu sarakstu. Varat atlasīt vajadzīgo un izmantot opciju "Mainīt noteikumu" vai "Rediģēt noteikumu iestatījumus", lai atkārtoti atvērtu vedni.
Ja programma Outlook nosaka, ka noteikums ir nepareizs (piemēram, mape vairs nepastāv), Jūs redzēsiet brīdinājumu, un noteikums tiks iezīmēts sarkanā krāsā.Jums tikai jāatzīmē izvēles rūtiņa, jānoklikšķina uz saitēm aprakstā un jāizlabo nepieciešamās kļūdas, lai tas atkal darbotos.
Jaunākajās versijās un pakalpojumā Outlook.com ceļš parasti ir šāds: Augšpusē noklikšķiniet uz ikonas "Iestatījumi", pēc tam uz "Pasts" un pēc tam uz "Noteikumi".Tur jūs varat rediģēt, pārkārtot vai dzēst noteikumus tikai ar dažiem klikšķiem.
Noteikumu secība, prioritāte un izpilde
Outlook noteikumi netiek piemēroti nejauši, Tie tiek izpildīti tādā secībā, kādā tie parādās noteikumu sarakstā.Tas ir svarīgi, jo daži ziņojumi var atbilst vairākiem dažādiem noteikumiem, un ir svarīgi izlemt, kurš no tiem tiek novērtēts pirmais.
Klasiskajā Outlook versijā sadaļā “Pārvaldīt noteikumus un brīdinājumus” Varat atlasīt noteikumu un pārvietot to uz augšu vai uz leju, lai mainītu tā prioritāti.Līdzīgi arī jaunajā Outlook versijā darbam ar Windows un vietnē Outlook.com ir pieejamas vadīklas kārtulu pārkārtošanai izvēlnē “Pasts > Kārtulas”.
Turklāt daudziem noteikumiem ir šāda iespēja “Pārtraukt jebkādu noteikumu apstrādi”Ja atzīmēsiet šo izvēles rūtiņu, programma Outlook pārtrauks novērtēt visus pārējos šī e-pasta noteikumus, tiklīdz ziņojums atbildīs šim noteikumam un tiks izpildīts. Tas ir noderīgi, ja vēlaties, lai viens noteikums vienmēr būtu prioritārs pār citiem.
Vēl viena interesanta iespēja ir manuāli palaist noteikumus esošajiem ziņojumiemKlasiskajā Outlook versijā to var izdarīt sadaļā “Pārvaldīt noteikumus un brīdinājumus”, izmantojot opciju “Izpildīt noteikumus tūlīt”. Tur varat izvēlēties, kurus noteikumus lietot, kurai mapei (ar iespēju iekļaut apakšmapes) un vai vēlaties, lai tie attiektos uz visiem ziņojumiem, tikai lasītajiem ziņojumiem vai tikai nelasītajiem ziņojumiem.
Pakalpojumā Outlook.com noteikumi pašlaik attiecas tikai uz ziņojumiem, ko saņemat pēc to izveides. Tātad veciem e-pastiem būs jāizmanto citi rīki, piemēram, Arhīvs vai Tīrīšana. lai to reorganizētu.
Kārtulu iespējošana, atspējošana un dzēšana
Ir reizes, kad nevēlaties pazaudēt noteikumu, bet arī nevēlaties, lai tas turpinātu darboties, piemēram, ja esat atvaļinājumā vai ja īslaicīgi mainās jūsu prioritātes. Šādos gadījumos vislabāk ir atspējot noteikumu, nevis to dzēst..
Klasiskajā Outlook versijā no kārtulu rūts Vienkārši noņemiet atzīmi no izvēles rūtiņas blakus noteikumam, kuru nevēlaties palaist.Jaunajā Outlook un Outlook.com versijā blakus katram noteikumam parasti parādās slēdži “ieslēgts/izslēgts”, kurus var aktivizēt vai deaktivizēt ar klikšķi.
Ja jums vairs nav nepieciešams lineāls, tad tas ir loģiski. pilnībā noņemt to no tā paša sarakstaIzmantojot pogu “Dzēst”, programma Outlook lūgs apstiprinājumu. Kad pieņemsit, noteikums vairs nepastāvēs un vairs netiks piemērots.
Papildu darbības un pielāgotu noteikumu pievienojumprogrammas
Lielākajai daļai lietotāju Outlook standarta opcijas ir vairāk nekā pietiekamas, taču ir pieejams papildu līmenis tiem, kam nepieciešams kaut kas ļoti specifisks. Klasiskajā Outlook datora versijā ir iespējams izmantot trešo pušu spraudņi kas pievieno pielāgotu noteikumu darbības.
Šīs pievienojumprogrammas parasti ir dinamisko saišu bibliotēku (failu ar paplašinājumu .dll) veidā, kas tiek instalētas datorā, kurā darbojas programma Outlook. Pēc konfigurēšanas tie tiek rādīti kā jaunas iespējamās darbības noteikumu vednī.Tas nodrošina sarežģītāku automatizāciju. Microsoft tieši nenodrošina šāda veida pievienojumprogrammas, taču dokumentē, kā tās integrēt.
Papildus piederumiem ir svarīgi saprast arī atšķirību starp pārsūtīt un novirzīt ziņojumus, izmantojot noteikumus pakalpojumā Outlook.com un citās versijās:
- Kad ziņojums ir uzbrucējiŠķiet, ka jūs to saņēmāt un pēc tam pārsūtījāt kādam citam. Ja saņēmējs atbild, atbilde tiks nosūtīta uz jūsu adresi.
- Kad ziņojums ir novirzītSākotnējais sūtītājs paliek laukā “No”. Ja atbild persona, uz kuru esat novirzīts, tā atbildēs sākotnējam sūtītājam, nevis jums.
Šī nianse ir izšķiroša, ja vēlaties, lai atbildes sasniegtu vienu vai otru cilvēku, tāpēc Ir svarīgi rūpīgi pārskatīt, kāda veida noteikumu veidojat automātiskai pārsūtīšanai..
Outlook noteikumu sistēma ir viens no spēcīgākajiem e-pasta pārvaldības rīkiem: pareizi konfigurēts, Tie ļauj samazināt troksni, izcelt būtiskāko un automatizēt rutīnas, kas citādi katru dienu nozagtu jūsu laiku.Svarīgākais ir noteikt atkārtotu e-pastu modeļus un veltīt dažas sekundes, lai katru no tiem pārvērstu par noteikumu, kas jums turpmāk darbosies.
