Darbs ar CSV failiem ikdienā var sagādāt īstas galvassāpes, ja tie katru reizi manuāli jāpielāgo lietošanai programmā Excel. Pieaugot datu apjomam, CSV konvertēšanas uz Excel automatizācija kļūst gandrīz obligāta. lai netērētu laiku atkārtotiem uzdevumiem vai nepieļautu muļķīgas kļūdas kopējot un ielīmējot.
Šajā rakstā atradīsiet ļoti pilnīgu ceļvedi par CSV formātu, kā to pareizi atvērt programmā Excel, kā to pārveidot par .XLSX failu, nezaudējot informāciju, ko darīt ar īpašajiem atdalītājiem (komatiem, semikolu, tabulēšanas zīmēm...), kā lietot Power Query un Power Automate un pat dažas idejas skriptu vai programmu izveidei (Office skripti programmā Excel Web), kas automātiski veiks konvertēšanu jūsu vietāViss ir izskaidrots dabiskā un pieejamā valodā, bet ar maksimālu tehnisku detalizāciju.
Kas īsti ir CSV fails un kam tas tiek izmantots?
CSV fails būtībā ir vienkāršs teksta fails, kas attēlo datus tabulas veidāKatra tabulas rinda atbilst faila rindai, un šajā rindā dažādie lauki (kolonnas) ir atdalīti ar īpašu simbolu, ko sauc par atdalītāju.
Visbiežāk šis atdalītājs ir komats, tāpēc arī nosaukums Ar komatiem atdalītas vērtībasTomēr atdalītājs var atšķirties atkarībā no sistēmas valodas, programmas, kas ģenerē failu, vai konfigurācijas preferencēm: semikols, tabulēšanas josla, vertikālā josla vai pat cita pielāgota rakstzīme.
CSV failā jūs atradīsiet tikai teksta rakstzīmes: burti, cipari un dažas pieturzīmesNav šūnu formatēšanas opciju, nav Excel formulu, nav krāsu, nav treknraksta… Tas ir ļoti vienkāršs formāts, kas padara to ideāli piemērotu datu apmaiņai starp lietojumprogrammām, datubāzēm, tīmekļa sistēmām vai pārvaldības programmatūru.
Šai vienkāršībai ir tiešas sekas: Atverot neapstrādātu CSV failu programmā Excel, var redzēt haotisku teksta bloku ar komatiem vai semikoliem visapkārt.Lai to pārveidotu tabulā ar precīzi definētām rindām un kolonnām, tas ir pareizi jāapstrādā, norādot, kāds ir atdalītājs un kā dati jāinterpretē.
Pateicoties šai ļoti vienkāršajai struktūrai, praktiski jebkurš rīks spēj ģenerēt vai lasīt CSV failus: grāmatvedības programmas, ERP, CRM, datubāzes, tīmekļa veidlapas, biznesa informācijas risinājumi… Tāpēc to var atrast visur profesionālajā vidē..
Galvenās metodes CSV konvertēšanai uz Excel .XLSX formātā
Ja viss, ko vēlaties, ir CSV faila satura skatīšana kā kolonnas programmā ExcelIr vairāki veidi, kā to atvērt un pārveidot. Mēs pievērsīsimies divām ļoti izplatītām pieejām darbvirsmas programmā Excel, kas ļauj izveidot pilnīgi lietojamu .XLSX failu vai tabulu.
1. iespēja: atveriet CSV failu tieši un sadaliet tekstu kolonnās
Pirmā metode ietver CSV faila atvēršanu tā, it kā tas būtu jebkurš cits fails, taču ņemot vērā nelielu triku: Izmantojot dialoglodziņu “Atvērt” programmā Excel, jāizvēlas tips “Visi faili”. lai pārlūkprogramma rādītu arī .csv failus. Pretējā gadījumā fails sarakstā, iespējams, pat netiks parādīts.
Atverot CSV failu bez apstrādes, informācija parasti tiks parādīta visi sakrauti vienā kolonnā, aizpildīti ar komatiem vai jebkuru citu atdalītāju, ko fails izmantoNo pirmā acu uzmetiena to ir ļoti grūti lasīt un ar to strādāt, jo kolonnas, kurām vajadzētu būt atsevišķām (piemēram, sērijas numurs, uzņēmuma nosaukums, adrese utt.), šķiet salipušas kopā vienā šūnā katrā rindā.
Daudzos gadījumos redzēsiet, ka pirmā rinda atbilst kolonnu galvenēm (piemēram, Sērijas numurs, uzņēmuma nosaukums un citi aprakstošie lauki), savukārt nākamajās rindās ir dati par katru ierakstu. Mums ir nepieciešams, lai šī informācija tiktu sadalīta pa šūnām; tas ir, lai katrs lauks nonāktu atbilstošajā kolonnā izklājlapā.
Lai to panāktu, varat izmantot Excel klasisko teksta sadalīšanas vedni. Standarta procedūra būtu šāda: Atlasīt visu pirmo kolonnu, kurā ir teksts ar komatiemun pēc tam dodieties uz cilni Dati no lentes. Kad esat tur nokļuvis, izvēlieties opciju Kolonnas teksts.
Vednis jautās, vai dati ir norobežoti vai tiem ir fiksēts platums. CSV failā tie parasti ir norobežoti. norobežoti datiTātad jūs izvēlaties šo opciju. Nākamajā solī jūs atzīmējat atbilstošo atdalītāju, parasti KomaTomēr varat izvēlēties arī semikolu vai citas rakstzīmes, ja failam tās ir nepieciešamas. Pēc priekšskatījuma pārskatīšanas un apstiprināšanas ar pabeigtExcel automātiski sadalīs informāciju šūnās, ģenerējot Sakārtota tabula, daudz vieglāk manipulējama un gatava saglabāšanai kā .XLSX fails.
2. iespēja: importējiet CSV failu no tukšas lapas, izmantojot funkciju “Iegūt un pārveidot datus”
Otrā alternatīva ir balstīta uz sākt no tukšas izklājlapas un izmantojiet Excel modernos importēšanas rīkus, kas integrēti sadaļā “Datu iegūšana un transformēšana” (Power Query) (skatiet Kā importēt un eksportēt datus programmā Excel).
Lai to izdarītu, atveriet jaunu tukšu grāmatu un dodieties uz cilni DatiŠajā cilnē importēšanas opciju grupā atradīsiet darbību, kas ļauj augšupielādēt teksta vai CSV failus, kas parasti tiek parādīti kā Teksts/CSVAtlasot šo opciju, jūs varēsiet atrast savu .csv failu sistēmas pārlūkā.
Tiklīdz esat izvēlējies failu, programma Excel atver priekšskatījuma logu, kurā parādīts, kā dati izskatīsies pirms ielādes izklājlapā. Šajā logā varat skaidri norādiet faila izmantoto atdalītājukomats, semikols, tabulēšanas zīme, atstarpe vai cits pielāgots simbols. Programma Excel atjauninās priekšskatījumu reāllaikā, mainot atdalītāja veidu, lai jūs varētu redzēt, vai kolonnas ir pareizi noteiktas.
Kad esat apmierināts ar datu izskatu, jums ir divas galvenās iespējas: nospiediet Slodzekas novietos tabulu tieši aktīvajā lapā vai izmantos opciju Datu pārveidošanakas jūs aizvedīs pie redaktora Jaudas vaicājums lai pirms informācijas importēšanas veiktu papildu transformācijas.
Ja jūs interesē tikai ātra CSV faila konvertēšana uz Excel, parasti noklikšķiniet uz Slodze un ļaujiet programmai Excel ievietot datus kā tabulu. Turpmāk jūs varat strādāt ar informāciju tāpat kā ar jebkuru citu diapazonu: kārtot, filtrēt, izveidot rakurstabulas, ģenerēt diagrammas vai saglabāt darbgrāmatu .XLSX formātā.
Ko var darīt Power Query redaktorā, importējot CSV failus?
Ja jūs nolemjat spert soli tālāk un nospiest opciju Datu pārveidošana Tabulas tiešas ielādes vietā jūs atvērsiet Power Query redaktoru. Šis rīks ir paredzēts tiem, kam nepieciešams atkārtoti un daļēji automātiski tīrīt, apvienot vai sagatavot datusTas ir ļoti bieži sastopams, strādājot ar CSV failiem, ko ģenerējušas citas lietojumprogrammas.
Redaktorā redzēsiet CSV importēšanas rezultātā iegūto tabulu, kā arī sānu paneli, kurā ir ietverts "Spertie soļi"Katra jūsu veiktā darbība (kolonnu tipu maiņa, filtrēšana, rindu noņemšana utt.) tiks reģistrēta kā solis, ļaujot atkārtot to pašu transformācijas plūsmu katru reizi, kad atjaunināsiet avota datus.
Starp visnoderīgākajām Power Query funkcijām darbam ar CSV failiem ir šādas opcijas: Noņemiet rindas vai kolonnas, kas neko nedodPiemēram, varat vairumā dzēst tās iekšējās kontroles kolonnas, kuras sistēma eksportē, bet kuras jums nav nepieciešamas analīzei, vai izlaist pirmās dažas rindas, ja tajās ir tikai nestrukturētas piezīmes vai virsraksti.
Paplašinātā filtrēšana ir arī ļoti noderīga: jūs varat Lietojiet filtrus, lai parādītu tikai jūs interesējošos datusNeatkarīgi no tā, vai tas ir pēc teksta, skaitļa, datuma vai izmantojot sarežģītākus nosacījuma filtrus, tas viss tiek saglabāts kā daļa no vaicājuma. Tas nozīmē, ka nākamajā reizē, kad ielādēsiet CSV failu ar tādu pašu struktūru, filtrēšana tiks atkārtota automātiski.
Vēl viena svarīga priekšrocība ir iespēja izvēlēties, kuras kolonnas rādīt un kuras paslēpt vai nomāktTādā veidā jūs varat saglabāt tikai to informācijas daļu, kas nepieciešama jūsu atskaitēm, samazinot vizuālo jucekli un izvairoties no izklājlapu pārslodzes ar nevajadzīgiem laukiem.
Ja kādā brīdī pieļaujat kļūdu vai vēlaties pielāgot procesu, varat dzēst vai modificēt jebkuru no ierakstītajiem soļiem sadaļā “Lietotās darbības”. Power Query pārrēķinās vaicājumu no iepriekšējās darbības, nodrošinot ļoti precīzu kontroli pār transformācijas plūsmu, bez nepieciešamības katru reizi sākt no jauna.
Laika ietaupījums: kāpēc ir vērts labi importēt no CSV faila
Izmantojot šīs Excel opcijas, piemēram, atverot tieši ar opciju “Teksts uz kolonnām” vai importējot, izmantojot “Teksts/CSV” un Power Query, Jums nav manuāli jākopē un jāielīmē katrs lauks vai manuāli jālabo komati un atdalītāji.Darbplūsmās, kurās katru dienu saņemat CSV failus, laika ietaupījums var būt milzīgs.
Turklāt, ielādējot CSV failu kā tabulu programmā Excel, varat pilnībā izmantot tā iespējas. visi lietojumprogrammas datu analīzes rīkiautomātiskie filtri, dinamiskās tabulas, datu griezumi, papildu funkcijas, diagrammas… Un, ja izmantojat Power Query, varat arī atsvaidzināt datus ar vienu klikšķi, kad CSV fails tiek periodiski atjaunots.
Vēl viena būtiska priekšrocība ir integrācija ar citiem avotiem. Excel ne tikai ļauj importēt CSV failus, bet arī... Izveidojiet savienojumu ar tīmekļa lapām, citām Excel izklājlapām, relāciju datubāzēm, mākoņpakalpojumiem, piemēram, Azure, un daudziem citiem avotiem.Tas viss ir strukturēts, izmantojot to pašu “Datu iegūšanas un pārveidošanas” vidi, tāpēc, tiklīdz esat pieradis to lietot ar CSV, pāreja uz citiem avotiem ir ļoti dabiska.
Daudzi uzņēmumi papildina šīs Excel iespējas ar Specifiska apmācība dažādos līmeņos (pamata, vidējā, padziļinātā, makro utt.) lai viņu komandas varētu iegūt vairāk no datiem. Turklāt konsultāciju firmas, kas specializējas biznesa analītikā, procesu automatizācijā un mūsdienīgā darba vidē, bieži piedāvā gan pielāgotas konsultācijas, gan uzņēmuma iekšējos kursus, vai nu klātienē, vai 100% tiešsaistē, lai palīdzētu veidot efektīvākas darbplūsmas, kuru pamatā ir tādi rīki kā Power Platform un Microsoft 365.
Konvertējiet skenētus PDF failus uz Excel, izmantojot OCR
Ir situācijas, kad nepieciešamie dati netiek piegādāti CSV formātā, bet gan skenēti dokumenti (parasti PDF faili), kas patiesībā ir attēliŠādos gadījumos nepietiek tikai ar faila atvēršanu programmā Excel, jo tur nav "īsta" teksta: ir tikai pikseļi.
Lai atkārtoti izmantotu šo informāciju tabulas veidā, jums jāizmanto OCR (optiskās rakstzīmju atpazīšanas) tehnoloģijaOCR analizē attēlu, nosaka burtus un ciparus un pārveido tos rediģējamā tekstā, ko pēc tam var sakārtot rindās un kolonnās un visbeidzot eksportēt vai pārveidot Excel failā.
Izmantojot OCR rīku skenētu dokumentu konvertēšanai, bieži vien varat izvēlēties atpazīšanas metodeParasti ir viens režīms, kas koncentrējas uz sākotnējā dizaina saglabāšanu (izkārtojums), cenšoties pēc iespējas precīzāk ievērot vizuālo struktūru, un cits, kas ir orientēts uz maksimāla precizitāte tekstā, pat ja tas nozīmē, ka formāts vēl vairāk mainīsies.
Ir ļoti svarīgi pareizi norādīt. faila oriģinālvaloda vai valodas Lai uzlabotu atpazīšanas kvalitāti, ja dokumentā ir vairākas valodas, vislabāk ir atlasīt tās visas, jo tas OCR dzinējam sniedz vairāk konteksta vārdu un speciālo rakstzīmju identificēšanai.
Daži risinājumi piedāvā papildu iespējas, piemēram, “Uzlabojiet OCR”, konvertējot dokumentu vienkrāsainā formātāTas noņem krāsas un var palīdzēt izcelt kontrastu starp tekstu un fonu, kas daudzos gadījumos uzlabo atpazīšanas precizitāti. Bieži vien ir iespējams arī lietot filtru dokumentam pirms OCR palaišanas; atkal rezultāts var būt bezkrāsains fails, bet tāds, kas ir tīrāks teksta izvilkšanai.
CSV konvertēšanas uz Excel automatizācija, izmantojot Power Automate
Kad CSV konvertēšana uz Excel kļūst par biežu un atkārtotu uzdevumu, ļoti interesanta iespēja ir paļauties uz Power Automate Desktop, Microsoft procesu automatizācijas rīks, lai process noritētu gandrīz automātiski.
Power Automate Desktop ir īpaša darbība ar nosaukumu "Sākt programmu Excel"Tas ļauj atvērt Excel lietojumprogrammu no automatizētas darbplūsmas. Šī darbība spēj strādāt tieši ar CSV failiem, kas atdalīti ar komatiem vai tabulītēmkas ievērojami atvieglo integrāciju.
Tipiska darbplūsma būtu šāda: jūs atverat Power Automate Desktop, Jūs izveidojat jaunu plūsmu vai rediģējat esošu Pēc tam kreisajā pusē esošajā darbību panelī izvērsiet ar Excel saistīto grupu. Velciet darbību tur. "Sākt programmu Excel" savai plūsmai un konfigurējiet nepieciešamos parametrus (piemēram, vai vēlaties rādīt Excel logu vai palaist to fonā).
Pēc tam varat izmantot darbību, lai Atveriet tukšu Excel darbgrāmatu izmantojot citu instrukciju (piemēram, izpildes vai grāmatas izveides darbību). Pēc tam jūs izmantojat tāda veida darbību kā "Rakstīt Excel izklājlapā" lai ielīmētu vai ievietotu CSV saturu A1 šūnā, vai nu vispirms nolasot CSV failu, vai arī saņemot šos datus no citas sistēmas pašas plūsmas ietvaros.
Kad dati ir ievietoti lapā, varat pievienot darbību "Aizvērt Excel" un konfigurējiet opciju, lai "Saglabāt dokumentu kā"Šajā brīdī jūs izvēlaties “Excel darbgrāmatas (.xlsx)” formāts kā izvades faila tipu, tāpēc plūsma automātiski saglabās konvertēšanas rezultātu Excel oriģinālajā formātā, kas ir gatavs kopīgošanai vai tālākai apstrādei.
CSV failu ar semikolu kā atdalītājiem īpaša apstrāde
Ne visi CSV faili izmanto komatu kā atdalītāju. Daudzās reģionālās vidēs, īpaši, ja komats tiek izmantots kā decimālskaitļu atdalītājs, CSV failos lauku atdalīšanai tiek izmantots semikols (;).Tas var radīt problēmas, ja rīks, ko izmantojat pēc noklusējuma, gaida tikai komatus.
Power Automate Desktop darbībā "Sākt programmu Excel" Tā labi apstrādā CSV failus, kas atdalīti ar komatiem vai tabulēšanas zīmēm, taču tā var nedarboties, kā paredzēts, ar failiem, kuros izmantoti semikoli. Lai to atrisinātu, pati platforma piedāvā vēl vienu konkrētu darbību: “Lasīt no CSV faila”.
Ar šo darbību jūs varat skaidri norādiet pielāgotu atdalītājuVienkārši iestatiet semikolu (;) kā atdalītāju darbības papildu opcijās. Tas nodrošina, ka fails tiek nolasīts, ievērojot šo atdalītāju, un informācija tiek ielādēta pareizi strukturētā datu tabulā.
Ja CSV failā pirmajā rindā ir iekļauti kolonnu nosaukumi, ieteicams aktivizēt šo opciju. "Pirmajā rindā ir kolonnu nosaukumi"Tādējādi failu galvenes tiks automātiski izmantotas kā lauku nosaukumi datu tabulā, atvieglojot turpmāko darbu, atsaucoties uz kolonnām pēc nosaukuma, nevis pēc pozīcijas.
Kad Power Automate ir nolasījis CSV failu ar atbilstošo atdalītāju un ģenerējis atmiņā esošo datu tabulu, varat veikt tālāk norādītās darbības. pārsūtiet šo tabulu uz Excel, izmantojot izklājlapas rakstīšanas darbībasPēc tam, tāpat kā iepriekšējā gadījumā, jūs izmantosiet darbību, lai aizvērtu un saglabātu dokumentu .XLSX formātā.
Bieži uzdotie jautājumi: Skriptu izveide CSV automātiskai konvertēšanai
Ļoti izplatīts scenārijs ikdienas darbā ir tāds, kurā lietojumprogramma ģenerē periodiski (piemēram, katru dienu vai katru stundu) tabulas .csv formātāJa jūsu uzdevums ietver katra no šiem CSV failiem atvēršanu un konvertēšanu uz Excel rediģēšanai vai analīzei, ir loģiski domāt, vai var ieprogrammēt kaut ko, lai automatizētu šo konvertēšanu.
Atbilde ir jā: to var automatizēt vairākos veidos. Viena no iespējām ir izmantot skripti tādās valodās kā PowerShell, Python vai pat VBA Šiem skriptiem vajadzētu atvērt CSV failu, interpretēt to ar pareizo atdalītāju un automātiski ģenerēt XLSX failu ar sakārtotajiem datiem. Tos var palaist manuāli, ieplānot, izmantojot Windows uzdevumu plānotāju, vai integrēt Power Automate darbplūsmās.
Vēl viena alternatīva ir koncentrēties uz Power Automate Desktop vai Power Automate mākonīKā jau minējām iepriekš, varat konfigurēt darbplūsmu, kas uzrauga noteiktu mapi un katru reizi, kad parādās jauns .csv fails, apstrādā to ar Excel vai CSV lasīšanas darbībām un no tā ģenerē lietošanai gatavu Excel darbgrāmatu.
Konkrētā pieeja ir atkarīga no jūsu vides un pieejamajiem rīkiem, taču vispārējā ideja vienmēr ir viena un tā pati: Izvairieties no manuālas iejaukšanās atkārtotās darbībās, piemēram, atvēršanā, kopēšanā, ielīmēšanā un saglabāšanā.Kad automatizācija ir iestatīta, jūsu darbs ir samazināts līdz rezultātu pārskatīšanai un analīzes veikšanai, nevis laika tērēšanai mehāniskiem uzdevumiem.
Problēmas ar vadošajām nullēm un automātisko konvertēšanu programmā Excel
Viena no visbiežāk sastopamajām problēmām, atverot CSV failus programmā Excel, ir saistīta ar lauki, kuros ir sākuma nulles, piemēram, produktu kodi, klientu numuri, atsauces vai atslēgas, kas patiesībā nav skaitļi matemātiskā nozīmē, bet gan teksta identifikatori.
Kad Excel automātiski interpretē lauku kā skaitlisku, tā parasti lai noņemtu vadošās nulles vai zinātniskajā pierakstā attēlotu ļoti lielus skaitļusTā var būt liela problēma, ja nepieciešams saglabāt precīzu sākotnējo formātu, jo 00123 daudzās sistēmās un datubāzēs nav tas pats, kas 123.
Dažās Excel versijās vai konfigurācijās, atverot CSV failu, tiek parādīts brīdinājums, ka pēc noklusējuma tiks veiktas noteiktas datu konvertēšanas, piemēram, noņemot vadošās nulles vai konvertējot lielus skaitļus zinātniskā pierakstāPēc tam tiek jautāts, vai vēlaties šīs transformācijas saglabāt neatgriezeniski. Ja atbildat, ka nevēlaties, lai šīs konvertācijas tiktu lietotas, programma Excel saglabā datus tādus, kādi tie ir failā.
Tomēr citos datoros vai Excel instalācijās programma var nedarboties. Nerādīt šo paziņojumu un lietot konvertācijas automātiskiNuļļu noņemšana bez jūsu jautāšanas. Tas parasti ir saistīts ar atšķirībām reģionālajos iestatījumos, valodu, noteiktu Excel versiju vai pat izmaiņām reģistrā vai organizācijas politikā.
Lai izvairītos no vadošo nullīšu pazaudēšanas, ieteicams Importējiet CSV failu, izmantojot vedni “Teksts uz kolonnām” vai teksta/CSV importētāju. Un, definējot katras kolonnas formātu, izvēlieties datu tipu "Teksts" tām kolonnām, kurām jāsaglabā tieši tāds pats saturs kā sākotnējā failā. Tādā veidā Excel pārtrauks apstrādāt šīs vērtības kā skaitļus un saglabās neskartas vadošās nulles.
Vēl viena iespēja ir izveidot makro vai automatizētu darbplūsmu, kas Automātiski pielāgot atbilstošo kolonnu formatējumu tekstam tieši pirms vai pēc importēšanasTas samazina risku, ka lietotājs aizmirsīs veikt šo korekciju un rezultātā dati tiks mainīti.
CSV konvertēšanas uz Excel apgūšana, atdalītāju kontrole, tādu rīku kā Power Query, Power Automate un OCR lietošanas zināšanas, kā arī uzmanības pievēršana svarīgām detaļām, piemēram, vadošo nullīšu apstrādei, ļauj strādāt ar datiem daudz uzticamāk un ātrāk; galu galā tas viss nozīmē mazāk manuālu kļūdu. Stabilāki procesi un vairāk laika analīzei un lēmumu pieņemšanai tā vietā, lai cīnītos ar faila formātu.
